Когда и как выбирать зал для мероприятия

Одним из первых вопросов, с которым сталкиваются организаторы тренинга, конференции или вечеринки – это аренда конференц зала. Киев насыщен подобными мероприятиями, поэтому к выбору места проведения нужно приступить заранее и вдумчиво.

Обратите внимание на "заранее". Увы, арендовать самое оптимальное помещение буквально накануне события вам точно не удастся. Но часто востребованные помещения в Киеве можно арендовать только при условии внесения невозвращаемого аванса. Такой аванс служит владельцу зала гарантией того, что он не будет в убытке, если вы в силу каких-либо обстоятельств решите не проводить мероприятие или найдете более удобное место для него. Что конечно же не совсем удобно для арендатора и увеличивает риски потери этой суммы пропорционально увеличению промежутка времени между авансом и днем "Х".

Когда с внесением аванса за конференц-зал нужно поторопиться:

1. Когда мероприятие приурочено к какому-нибудь государственному, религиозному или местному празднику.
2. Когда мероприятие связано со значимыми природными явлениями (например, затмение или равноденствие), счастливыми цифрами или народными приметами и суевериями.

В этих случаях множество компаний и организаторов готовы оплатить выбранное помещение заранее, чтобы оно наиболее полно вписалось в сценарий события. И ко времени события свободных подходящих залов уже не останется.

Когда с внесением аванса за помещение для мероприятия можно подождать:

1. Если мероприятие проводится в незначимый для других людей день.
2. Если для мероприятия не требуется много сопровождающих предметов и поэтому для него подойдет практически любое помещение, отвечающее немногим требованиям.
3. Если бюджет предполагает возможную коррекцию в сторону увеличения.

Какие факторы влияют на стоимость конференц-зала?

Расположение. Помещения в центре города всегда дороже аналогов на периферии. Люди воспринимают центр как наиболее престижный район и заранее готовы отнестись к мероприятию "на выселках", как к второсортному. Но это утверждение не относится к тем событиям, где для участников более важна стоимость, чем "пыль в глаза".

Внешний вид здания и его внутреннее оформление. Для имиджевых действ имеет большое значение. Участников же остальных мероприятий может насторожить несоответствие предполагаемого события и пафосности места.

Транспортная развязка и наличие места для парковки. Даже если вы рассчитываете на определенную целевую аудиторию, все равно среди участников часть людей предпочтут добираться на личном транспорте, а часть – на общественном. Очень часто выходит дешевле организовать трансфер для участников, чем оплачивать зал в центре города. Что же касается мест для парковки, то обратите внимание на помещения, которые расположены недалеко от супермаркетов со своей стоянкой для покупателей.

Масштабируемость и дополнительные помещения. Очень часто предполагаемое количество участников отличается от фактического. Поэтому на возможность создание дополнительных мест стоит обратить внимание. Скорей всего аренда комнаты обойдется вам дешевле, если из нее можно вынести ненужную вам мебель и поставить дополнительное количество стульев. Дешевле стоят помещения, где санузел находится напротив входа в арендуемую комнату или расположен очень далеко от нее. Конференц-залы с дополнительными помещениями для кофе-брейка стоят дороже. Но, возможно, для вашего мероприятия вполне допустимо устроить перекус прямо на месте события.

Оснащение. Кондиционирование, освещение, звуковое сопровождение, Wi-Fi, флипчарты, проекторы и другие вспомогательные средства увеличивают сумму аренды зала. Но часто сумма перевозки и сборки своего оборудования обходится намного дороже. Поэтому очень внимательно просчитайте какое из оборудования вам выгоднее взять с собой, а какое проще арендовать.

Статья предоставлена Сервисом поиска локаций RENTY