Алгоритм подготовки к беседе

Инициатору беседу часто приходится выбирать тактику ведения разговора в зависимости от предполагаемой ситуации, характера и настроения собеседника. Такое построение беседы должно способствовать тому, чтобы его предложения, облаченные в слова, достигали поставленной цели, и в то же время, направляли возражения оппонента в нужное русло.

Построение успешной тактики беседы состоит из нескольких этапов.

1. Локализация возражений.

Можно предположить, что «точек соприкосновения» у собеседников найдется немало. Следовательно, есть вероятность увязнуть в обсуждении различных сторон предмета беседы и увода разговора совершенно иную сторону.

Поэтому можно заранее продумать, какими вопросами можно ограничить обсуждение, чтобы наикратчайшим путем достигнуть договоренностей. Например, давайте сегодня не будем говорить о наших прошлых ошибках. Или, давайте сегодня не будем касаться сроков поставки. Тем самым вы сможете сразу ограничить круг возражений и ускорить процесс беседы.

2. Определение слабых и сильных сторон вашего предложения. 

Обязательно нужно подготовится к вопросу о том, чем ваше предложение лучше подобных, поступивших (или которые могли поступить) от других компаний. При этом доводы должны подбираться наиболее интересные для противоположной стороны.

Но сходу разобраться в сильных и слабых сторонах вашего предложения достаточно трудно. Поэтому лучше всего прописать все пришедшие на ум аргументы, потом отобрать те, которые наиболее сильно воздействуют на вашего собеседника.

Далее стоит рассмотреть все слабые места в вашем предложении и попробовать избавится от них или найти способы, чтобы обойти их обсуждение в беседе.

Такая подготовка поможет вам сблизить свои и оппонента цели и заранее подготовится к возражениям по теме.

3. Выбор стиля разговора.

Если вы уже встречались со своим будущим оппонентом, то лучше всего заранее настроится на определенный стиль разговора. Он может быть наступательным или защитным, построенный на аргументах или отговорках, предполагающий конфронтацию или непротивление и так далее.

Все зависит от крепости ваших позиций, характера собеседника и ваших целей. Если ваша беседа касается ошибок, допущенных вашей компанией, то не стоит брать стиль «наезда», хотя и говорят, что «лучшая защита – это нападение».

Но при любом стиле разговора стоит придерживаться нескольких простых правил:

1. Давайте возможность высказаться вашему оппоненту. Выслушайте его молча и не перебивайте. Такая тактика покажет ваше уважение к собеседнику, а заодно охладит слишком «горячих».
2. Оправдания с вашей стороны (если они уместны) должны быть спокойными и короткими. Лучше всего, если вы просто отдадите им дань, и не будете заострять на них внимание.
3. Уважайте мнение оппонента, каким бы неприятным оно вам не показалось. Грубое и несдержанное возражение с вашей стороны сделает разговор неконструктивным.
4. Лучшей работой с возражениями является правильное построение вопросов, отвечая на которые ваш собеседник, сам сделает вывод о выгодности для него вашего предложения. Ваши вопросы лишь должны подтолкнуть его к этим выводам.
5. Уважайте своего оппонента и считайте его равным себе. Нет ничего неуместнее в беседе, предполагающей, в конечном итоге, возникновение договоренностей, чем выражение превосходства одной из сторон. Также неуместна безапелляционность при обсуждении вопроса договора, каким бы высококлассным специалистом вы себя не считали.

Автор: Нина Щepбининa, кандидат философских наук (по материалам Центра дистанционного образования)

P.S. Правильно вести общение с компанией, предоставляющей различного вида деловые услуги – это очень важно. Но еще более важно правильно подобрать компанию, которая станет не одноразовым «недоразумением», а постоянным деловым партнером. О таком выборе вы сможете прочитать на «Портале деловых услуг»