Быстрый переезд

Так получилось, что я не раз оказывалась перед фактом переезда компании из одного офиса в другой. И если первый раз все это для меня выглядело стихийным бедствием, ворвавшимся в трудовые будни и заблокировавшим работу в компании на неделю, то к следующему такому явлению я оказалась во всеоружии.

Что же нужно сделать, чтобы офисный переезд прошел быстро и безболезненно?

• Вся техника, принадлежащая одному рабочему месту, включая мышку, клавиатуру, колонки и так далее должны быть пронумерованы одним номером (или промаркированы любым иным методом).

Чем больше персонала работает в офисе, тем больше неразберихи твориться при определении кому какая техника принадлежит. А потом еще долгое время кто-то ищет по отделам свою мышку или клавиатуру.В мой первый переезд именно наш отдел быстро продолжил рабочий процесс, так как каждый компьютер и его «запчасти» сразу же были «разбросаны» по рабочим местам, правильно собраны и подключены к Интернету.

• Если на новых рабочих местах персонал не ждет новая мебель, то все выдвижные ящики и тумбочки столов нужно тоже промаркировать. 

Какими бы одинаковыми не казались офисные столы, при их сборке на новом рабочем месте вы обнаружите, что не все детали подходят друг к другу. А, следовательно, персонал не сможет быстро обустроить свои рабочие места, ожидая полной сборки мебели во всех отделах. Либо будет вынужден перекладывать вещи по несколько раз.

• Все документы и вещи, принадлежащие одному рабочему месту, должны быть упакованы в отдельные коробки и опять же промаркированы.

При этом хорошо, если бумаги из разных ящиков и с разных полок будут упакованы в отдельную тару. На каждой коробке должны быть обозначены: имя человека или номер рабочего места, номер шкафа и полки. Тогда все документы и вещи в считанные минуты будут убраны на предназначенное для них место, и сотрудник сможет приступить к работе.

Хочу сказать, что часто переезд путают с генеральной уборкой. Не раз сталкивалась, что при офисном переезде начинается разбор бумаг и вещей на «нужные – не нужные», что не только растягивает офисный переезд на неопределенно длинный срок, но и превращает на какое-то время новый (или старый) офис в свалку.

Разбор документов должен проводиться не от переезда к переезду, а систематически. И такая работа не имеет никакого отношения к организации такого процесса, как офисный переезд.

• Если в вашей компании несколько отделов, то при маркировке мебели обязательно нужно указывать отдел (или номер комнаты), в который эта мебель должна быть доставлена. 

Для этого может пригодиться небольшая полоска бумаги и прозрачная клейкая лента. Вроде нехитрая маркировка, но мебель при выгрузке из машины можно сразу разносить по нужным комнатам, а не складывать всю в холле, создавая сутолоку и хаос. Тем более, что при такой организации офисного переезда вы сможете сэкономить на грузчиках, сократив время переноски мебели из комнаты в комнату.

Если посмотреть на все вышесказанное, то можно увидеть, что отношение к офисному переезду, как к методической, организованной и аккуратной работе может намного сократить потери компании во времени. Да и в деньгах тоже!

Автор: Ирина Головко