Правила бизнес-этикета

Вы пришли на отраслевое мероприятие и одновременно общаетесь с новым потенциальным клиентом и с одним из своих давних клиентов, и вдруг дело принимает неожиданный оборот. Генеральный директор вашей компании решает подойти к вам и поздороваться. Невзирая на то, что старый клиент сотрудничает с вашей компанией на протяжении многих лет, он ни разу не встречался с вашим генеральным директором. Но и потенциального клиента вы тоже хотите представить.

• Вопрос: Кого представить первым?
• Ответ: Всегда представляйте сначала самое важное лицо.

В данной ситуации первым следует представить потенциального клиента. Хоть и очевидно, что старый клиент важнее, вам лучше сначала представить потенциального клиента, а потом, при случае, поблагодарить давнишнего клиента за понимание. Последним следует представлять генерального директора, поскольку без клиентов вашей фирмы не существовало бы, так что и он не был бы генеральным директором. Поступив таким образом, вы можете быть уверены в том, что выполнили все формальности наилучшим образом.

Многие просто не знают, что официальное представление в деловом мире значительно отличается от ситуации, когда вы представляете друг другу своих знакомых или родственников. Важно понять эти различия. Правильное, уверенно осуществленное официальное представление может выделить вас из общей массы и поспособствовать дальнейшей карьере.

В процессе официального представления вы можете оказаться тем, кто представляет, или тем, кого представляют. В любом случае знание правил поможет вам с честью выйти из любой ситуации. Вы должны стремиться к тому, чтобы между двумя людьми установились добрые отношения. Отнеситесь серьезно к этой роли и используйте соответствующий инструментарий. По сравнению с другими аспектами ведения бизнеса официальное представление может показаться чем-то банальным; однако на самом деле оно является важнейшим моментом, задающим основу всех дальнейших деловых отношений.

Когда дело касается социальной среды, представить людей друг другу несложно: вы просто называете первым того, кто важнее, ориентируясь при этом на пол или возраст, а также не забываете упомянуть о том, что объединяет тех, кого вы знакомите.

Вы выражаете свою радость по поводу представившейся вам возможности познакомить этих двоих через язык тела, активность и интонации. «Сара, это мой друг Джек. Джек, это Сара. Сара была менеджером у меня в компании АБВ, а с Джеком мы учились в одной группе в Бостонском колледже. Я так рад, что у меня наконец получилось вас познакомить. Знаете, чем вы похожи? Вы оба — страстные бегуны». Теперь вы можете элегантно удалиться — ваша миссия исполнена.

Официальное представление в бизнесе — гораздо более трудная задача. Существует определенная форма, процедура и протокол официального представления. Правильно осуществленное, оно дает блестящие результаты.

Прежде всего, следует знать форму официального представления. Сначала называйте фамилию самого старшего: «Господин / Госпожа Старший Присутствующий...» Первое правило, которым руководствуются, представляя друг другу людей в деловой среде, таково: всегда представляйте первым самого главного из присутствующих.

Затем говорите: «Позвольте представить вам...» и называйте фамилию менее высокопоставленного лица. Затем упомяните о чем-то таком, что могло бы послужить началом разговора между этими людьми: «Как я понимаю, у вас обоих дети в этом году поступают в колледж» или «Мне кажется, вы оба обожаете гольф».

Важен каждый элемент этой формы. Следуя протоколу и представляя сначала старшего, вы «облегчаете жизнь» обоим, указывая на их статус и ход дальнейших взаимоотношений. Использование соответствующих фраз подчеркивает важность момента, позволяет завладеть вниманием обеих сторон, а также позволяет установить связь между двумя людьми. Наконец, для завязывания разговора лучше всего избрать тему, не связанную с бизнесом, поэтому иногда бывает полезно провести небольшое предварительное расследование.

Форма официального представления — это лишь костяк того, что вы должны предпринять. Чтобы блестяще представить людей друг другу, необходимо знать множество иных нюансов. И чем больше вы оттачиваете свое мастерство, тем большего блеска достигаете.

Нюансы правильного официального представления

Используйте почтительные термины.

В бизнесе даму называют «мисс», а мужчину «мистер», если они не предложили называть их как-то иначе. Если дама особо подчеркивает, что ей больше нравится обращение «миссис», то вам следует отдать дань уважения ее выбору.

Но имейте в виду: обращения «мисс» и «мистер» обычно относятся к молодежи. Если человек имеет какие-либо достойные уважения звания, например «доктор», «канцлер» или «профессор», вам надлежит их задействовать. Почтительные обращения к политикам и сановникам из других стран — шейхам, принцам, герцогам, премьер-министрам, послам, президентам, сенаторам и др. — могут иметь свою специфику.

По возможности разузнайте, как правильно обратиться к человеку, прежде чем представлять его другим. Если у вас отсутствует такая возможность или вы имеете какие-то сомнения, обратитесь за советом к третьей стороне — человеку, который пользуется уважением как вашим, так и того, кого вам нужно представить. А если невозможно и это, то без колебаний спрашивайте своих гостей, как они предпочитают, чтобы к ним обращались.

Если возникла неловкость, отступите от формальных канонов и говорите все что угодно, подкрепляя свою речь жестами, свидетельствующими о вашей искренности, глядя собеседникам прямо в глаза и чистосердечно улыбаясь.

Сохраняйте равновесие.

Официальное представление, подобно чашам весов, должно быть сбалансированным. Если я произношу: «Доктор Тим Джонсон, позвольте представить вам...», то следующие мои слова должны содержать звание, имя и фамилию. Присутствующих следует характеризовать единообразно. Иначе официальное представление превратится в акт неуважения по отношению к одному из присутствующих.