Организация банкетов в ресторане

Решение устроить банкет в ресторане даст вам возможность в полной мере насладиться праздником и предстать перед гостями во всем блеске своего обаяния и, несомненно, избавит вас от беготни по магазинам в поисках продуктов для задуманных блюд, а затем от хлопот на кухне (причем не только до, но и после торжества). Лишь за одну-две недели до намеченного застолья вам предстоит потратить немного времени, чтобы определиться с тем, каким вы хотите видеть свое предстоящее торжество.

Какую сумму вы выделяете на проведение этого мероприятия?

Прикиньте, сколько денег уйдет в расчете на одного человека (напитки, блюда и закуски, их количество) и умножьте на число гостей. Учтите оплату аренды помещения, работы и чаевых для обслуживающего персонала (официанты, тамада), музыкантов и/или артистов, фотографа и/или оператора видеосъемки; типографские расходы (приглашения, кувертные карточки с именами гостей); оформление зала (цветы, мишура и т.п.). К общей сумме прибавьте 5% на непредвиденные расходы и вы получите сумму, которая будет потрачена.

Какой вид банкета вы предпочтете?

Это будет зависеть от повода, по которому проводится застолье, участников (деловые партнеры или светские гости), их возраста и пристрастий. Банкет с полным обслуживанием возможен при небольшом количестве гостей и потребует много официантов. Банкет с частичным обслуживанием потребует больше расходов на еду и напитки при минимуме обслуживающего персонала. Банкет-фуршет и банкет-коктейль могут быть предпочтительными для деловых партнеров или молодежных вечеринок, так как предполагают большее количество гостей (возможно, мало знакомых между собой) и меньшие расходы. Если же собирается разновозрастная компания, да еще и приверженная национальным традициям долгого застолья, то, несмотря на расходы («гулять – так гулять!»), мы отдаем предпочтение банкетам с рассадкой, чаще с частичным обслуживанием (для банкетов с полным обслуживанием у наших официантов пока еще недостает навыков).

Определитесь с выбором ресторана.

Будет ли это центр города или район, где живете вы или большинство гостей? Нужен зал только для вашей компании или вам не помешают другие посетители ресторана? Устраивает ли вас уровень обслуживания и интерьер ресторана, соответствует ли он теме торжества, вашему имиджу (манере поведения, наряду и т.п.) и притязаниям гостей? Возможно ли то музыкальное сопровождение праздника, которое вы хотели бы (ресторанный оркестр, записи)? Устраивает ли вас численность и репертуар ресторанного оркестра? Нужна ли вам танцевальная площадка?

Созвонитесь и назначьте встречу с тем, кто занимается организацией банкетов (метрдотель, кельнер).

Начните с осмотра помещений, где будут находиться ваши гости: аванзал, банкетный зал; есть ли веранда (если она вам нужна), чтобы выйти на свежий воздух; гардероб, туалетные комнаты. Определитесь с местом для курения. Есть ли возможность расставить столы в соответствии с вашими пожеланиями? Достаточно ли места для прохода гостей и официантов? Можно ли реализовать ваши замыслы по сценарию и оформлению помещений? Есть ли у вас особые требования к обслуживанию и одежде официантов, способны ли служащие ресторана их выполнить? Обсудите режим работы и репертуар ресторанного оркестра. Если ваши замечания существенные, то обязательно проследите, чтобы сотрудник ресторана записал ваши требования, копию с его подписью оставьте себе (не столько для выяснения отношений в дальнейшем, сколько для того, чтобы он понял важность ваших претензий и пожеланий). Затем начните составлять меню и общую смету расходов.

Меню.

При составлении меню нужно учесть следующее:

• откажитесь от следования собственным пристрастиям особенно при выборе экзотических блюд (далеко не все любят устрицы, потроха и змею в портвейне); чем больше гостей, тем менее рискованным должен быть выбор блюд;
• если у вас более десяти участников застолья, то меню составляется одинаковое для всех;
• если гостей 50 и более, то не устраивать обед больше, чем с пятью переменами блюд (иначе это приведет к большим затратам на продукты и потребуется большее число прислуги);
• если ваше торжество приходится на время поста (что часто случается с моим днем рождения) и есть те, кто его соблюдает, а также вегетарианцы, то для них придется составить отдельное меню, а в плане рассадке, которая будет у распорядителя застолья, отметить, кому следует подавать блюда, отличные от других;
• при выборе аперитива (его будут подавать в аванзале пока собираются гости) определитесь, будет ли это ординарный (из одного напитка), комбинированный (из нескольких напитков) или смешанный (только коктейли – и какие?). Для холодного времени года неплохо в аперитив включить крепкие напитки (виски, водка, коньяк), для теплого времени года – шампанское и сухие вина. Классические напитки – херес, мартини, кампари – идеально подойдут для любого времени года и для любой компании; 
• при выборе напитков, сопутствующих еде, следует учесть не только правильность сочетания напитков и блюд, но и пристрастия гостей. Количество определите от их способности к возлияниям и продолжительности мероприятия.

Просмотрите стоимость напитков в карте вин, соотнесите полученную сумму с той, которую вы намечали заранее. Может, придется что-то пересмотреть не только в смысле количества, но и стоимости?

Составьте смету расходов.

Она должна быть в двух экземплярах (для вас и служащих ресторана) и подписана теми, кто ее составлял. Помимо стоимости блюд и напитков включена ли оплата музыкантов оркестра, расходы на оформление (чтобы обезопасить себя от неприятных сюрпризов в дальнейшем, при получении счета)? Уточните, все ли статьи расходов включены, понадобится ли оплачивать что-то еще дополнительно? После этого еще раз задумайтесь: слишком ли всего мало или много, следует ли что-то добавить или сократить?

Подведите итоги беседы.

• Обязательно выясните вопрос о возможных сроках и расходах при аннулировании заказа.
• Еще раз уточните: порядок подачи блюд (например, на моих празднествах вначале подаются не закуски, а основное горячее блюдо); временные промежутки между подачей блюд; время прихода гостей, сколько они будут находиться в аванзале и когда сядут за стол; когда будут начинать и заканчивать работу музыканты, будут ли у них перерывы и какой продолжительности; когда заканчивается торжество и сколько нужно доплачивать, если оно продлится дольше. Определитесь с датой, когда вы сможете окончательно сообщить о количестве гостей и предоставить план рассадки.

Прочитайте в моей книге «Искусство быть преуспевающим» главу «Советы по организации домашнего застолья»; возможно, она также подскажет вам пару неплохих идей. 

Автор: 

	Георгий Монахов – ведущий эксперт по этикету и имиджу, преподаватель Международного института менеджмента, автор бестселлеров: «Леди. Woman At Her Best», «Мелочи создают совершенство», «Искусство быть преуспевающим»