Утилизация документов

Документооборот – неотъемлемая часть жизни каждой компании. Со временем для систематизации бумаг, находящихся на хранении, возникает необходимость уничтожения некоторых файлов. Как правило, это затрагивает те материалы, которые были специально отобраны для этого в процессе экспертизы ценности бумаг.

Утилизация документов обычно помогает предприятию:

• сократить время на поиски того или иного дела;
• существенно сэкономить пространство;
• укомплектовать архив максимально удобно и понятно.

На каждой фирме существует специальная комиссия, занимающаяся комплексным осмотром всего документооборота и установлением сроков хранения каждого материала. При этом в процессе подобной деятельности она должна руководствоваться следующими нормативно-правовыми актами: Налоговым кодексом РФ (частьЮ. 1 от 31.07.98 №146-ФЗ и частью 2 от 05.08.2000 № 117-ФЗ), Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, федеральными законами «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ.

Однако на сегодняшний день существуют целые компании, осуществляющих полный цикл работ, связанных с архивным хранением. В том числе они готовы провести тщательный пересмотр и систематизацию всех архивных дел вашей фирмы и, в процессе, отсеять все документы с истекшим сроком хранения. Затем на данные бумаги составляется акт о выделении на уничтожении. Обычно в нем указываются номера статей и законов, согласно которым и будет производиться утилизация. При этом при обращении в опытную фирму можно не беспокоиться, что специалисты изымут из оборота предприятия необходимую бумагу или произойдет разглашение важной информации.

Вне зависимости от способа организации уничтожения бумаг руководство компании должно помнить, что материалы, подлежащие ликвидации, не должны содержать:

• вещества, содержащие токсичные и ядовитые компоненты;
• материалы, непригодные для дальнейшей переработки (пластик, слюду, пенопласт, к примеру).

Кроме того, для обеспечения полной конфиденциальности как при внутрикорпоративной, так и при специализированной утилизации, можно попросить провести данную процедуру в вашем присутствии. Компания ОРБ осуществит квалифицированную помощь по утилизации документов, обращайтесь к профессионалам.

Статья предоставлена Компанией ОРБ