Архивное дело для компании

Работала я как-то под началом молодого руководителя, который считал, что при современном ведении дел в компании должно быть как можно меньше различных бумажек, разложенных по папочкам. Все документы должны храниться в компьютерах и извлекаться из них по мере надобности.

Но под началом этого руководителя состоял, прошедший через многие денежные и правовые проблемы бухгалтер, который сумел доказать, что оно, конечно же, хорошо, когда бумаг мало, но каждая государственная и правовая служба верит только бумажке с печатью. Так что, после непродолжительных «боев» в компании появились тяжелые шкафы с крепкими замками, изображающие из себя архив.

Архив документов, хранящихся на любом предприятии, это, конечно, отжившее прошлое. Но оно часто служит гарантом стабильного будущего. Любой спор, возникающий между предприятиями невозможно решить в свою пользу, если отсутствуют нужные для выяснения обстоятельств дела документы.

Существует два способа хранить документы предприятия:

1. В больших компаниях существует должность архивариуса. Часто она звучит несколько не так, но суть ее заключается в том, чтобы правильно скомпоновать, описать в соответствии с законом и сохранить важные документы. Эти документы должны храниться на предприятии обязательное количество лет, и при необходимости легко найдены и извлечены из архивных папок.
2. Небольшие предприятия предпочитают отдавать архивные работы на аутсорсинг. Они пользуются услугами специальных компаний, гарантирующих сохранность документов.

В первом случае предполагается, что существует некое пространство, заполненное документами, к которому имеют доступ ограниченное количество человек. Это пространство должно быть достаточных размеров, так как только бухгалтерские документы должны храниться не менее трех лет, остальные от пяти до семидесяти пяти лет. А договора? А документы проведения различных экспертиз?

Вы представляете этот объем хранилищ? Поэтому руководители небольших компаний (особенно если офис арендуется) считают, что гораздо дешевле обходятся услуги сторонних фирм по сохранности архива предприятия.

В эти услуги входит:

1. Полистный просмотр документов с выделением из них тех, что имеют практическую ценность.
2. Определение сроков хранения этих документов.
3. Систематизация документов, нумерация листов и оформление архива в соответствии с их ценностью и сроками хранения.
4. Оформление архива в соответствии с государственными законами
5. Опись архива
6. Постоянное выделение документов, срок хранения которых истек и выемка их из архива.

Если посмотреть шире, то в эти же услуги входит специальное архивное оборудование и специалисты, умеющие правильно вести архив. Это освобождает руководителя небольшого предприятия от закупки специального оборудования и оплаты труда собственного специалиста.

Плюс к этому, многие документы, срок хранения которых истек, все-таки содержат в себе коммерческую тайну предприятия. Следовательно, их стоит не просто выбросить в мусорный контейнер, а правильно уничтожить.

Правильное уничтожение документов – это значит:

1. Ни один документ не может быть уничтожен ошибочно (то есть бумаги, которые могут потребоваться вам или государственным органам не будут извлечены из архива раньше времени).
2. Конфидициальная информация, содержащаяся в документах, подлежащих уничтожению, не будет донесена до третьих лиц.
3. Все акты уничтожения документов будут составлены в соответствии с законом и могут быть извлечены по первому требованию государственных органов или владельцев предприятия.

Поэтому стороннее ведение архива выглядит для небольшой компании предпочтительней собственных усилий. А если посмотреть шире на архивные документы, то можно сказать, что это история предприятия. И как всякая история может стать неплохим активном на счету компании. Чем глубже исторические корни, тем более солидным и стабильным является компания. А следовательно, тем больше доверия она вызывает у клиентов. И тем больше вероятности стабильного развития ее в будущем. А какой руководитель маленькой компании не мечтает, что она станет лучшей в своем сигменете рынка?

Статья предоставлена компанией «Cтоличный Архивист»