Менеджмент для сокращения потерь

Многие менеджеры, пытаясь правильно организовать работу компании, часто сталкиваются с тем, что большое количества средств тратится как бы впустую, не оказывая видимого воздействия на эффективность производства.

Теория управления, на которую опираются курсы менеджмента, выделяет несколько типов подобных потерь, знание которых позволяет успешно бороться с ними. Любые потери представляют собой такие операции или действия, которые не увеличивают качество или ценность конечного товара, но увеличивают его стоимость.

По подсчётам аналитиков, наиболее часто менеджеры вынуждены бороться с тремя видами потерь:

• перепроизводство
• движение
• брак

Суть перепроизводства очевидна: некий тип работы выполняется до того, как возникнет потребность в нём. Кроме того, перепроизводство практически всегда вызывает другие виды потерь, увеличивая убыток. Перепроизводство возможно не только в отношении конечного продукта, но и внутри компании, например в форме изготовления лишних копий документов или документов, дублирующих друг друга. Основными средством борьбы с перепроизводством является детальный анализ потребности в тех или иных операциях.

Движение – это перемещения людей, документов или информации (например, в форме переписки), не приводящие к увеличению ценности. Эти потери могут быть внешне незаметными, поэтому здесь от менеджера требуется подробный анализ планировки офиса, взаимодействия между различными отделами, отслеживание движения документов.

Практически всегда обнаруживается, что какие-то процедуры не являются необходимыми и лишь тратят время и средства. Частный случай движения - это перемещение документов. Если неудачно организована система документооборота, она будет тормозить действие всей компании. Поэтому документооборот должен быть максимально автоматизирован и избегать слишком частой регистрации документов.

Наконец, ещё один вид потерь, избежать которого также помогают курсы менеджмента – это брак. Это любые ошибки при обработке как документов, так и конечного продукта, на исправление которых затрачивается дополнительное время. К браку ведут такие организационные просчёты, как утеря документов или передача на следующий этап неполной и недоработанной документации, а также, например, неэффективная организация файлов. Всё это, а также другие средства предупреждения ошибок, например, организация контроля - предмет деятельности менеджера.

К менее частым, но при этом не менее значимым, видам потерь относятся такие явления как:

• излишняя обработка
• ожидание
• создание излишних запасов
• нерациональное использование рабочей силы

Для борьбы с этими явлениями курсы менеджмента рекомендуют ряд мер:

• Это, прежде всего, анализ взаимодействия работников, и построение такой схемы, в которой не будет возникать задержек (при которых несколько сотрудников вынуждены ждать, пока один выполнит свою задачу), а возможности и способности каждого участника процесса будут использоваться с максимальной отдачей
• Кроме того, оптимальная схема позволит оценить необходимое количество ресурсов и избежать создания лишних запасов, например, канцелярских принадлежностей
• А основным средством борьбы с излишней обработкой является анализ и чёткое представление потребностей клиентов, адресатов данной продукции.

Статья предоставлена Учебным Центром "Новая Карьера"