Как повысить свою продуктивность? Семь простых советов

Мы живем в бешеном ритме, который только ускоряется. Новые технологии, которые должны помогать нам больше успевать, становятся главными «ловушками времени» и сбивают рабочий настрой.

Нужно ответить на звонки, разобрать почту, закончить проект, выполнить кучу мелких поручений, а в свободное от работы время структурировать хаос дома и в личной жизни. Но вместо того, чтобы взяться за дело, вы постоянно заглядываете в соцсети, проверяете почту, отвлекаетесь на разговоры с коллегами около кофемашины? Постепенно ваша продуктивность падает, а стресс нарастает.

Семь советов о том, как повысить свою продуктивность

1. Внутренний наблюдатель

Когда мы заняты какой-то супер-важной задачей и вдруг слышим чей-то приятный голос в конце коридора у кулера, то непременно хотим присоединиться к обсуждению. Такое случается, когда мы начинаем скучать и подсознательно ищем способы уйти от выполнения неинтересного нам задания.

Чтобы сконцентрироваться снова, нужно заглянуть вглубь себя. Ваш внутренний наблюдатель проанализирует ваши эмоции и напомнит, что все-таки необходимо довести дело до конца. Переключившись в режим самонаблюдения, вы установите важную нейронную связь: соедините часть мозга, отвечающую за чувства, с думающей частью. Вы можете сделать выбор: продолжать ли работу, не обращая внимания на манящий голос у кулера, либо пойти и поздороваться, чтобы добавить себе немного краткосрочной стимуляции.

Каким бы ни было ваше решение, оно все равно будет лучше, чем отсутствие всякой стратегии: сидеть, отвлекаясь на разговор, либо вскочить, присоединиться к обсуждению и потерять кучу времени. Без самонаблюдения вы не укладываетесь в сроки и не успеваете домой к ужину.

2. Дыхание по квадрату

На работе нас окружает огромное количество раздражителей: шум, свет, конфликты и эмоции. Когда мы раздражены и напряжены, то не можем сосредоточиться. Все осложняется, если мы прикованы к рабочему столу и не можем пойти немного прогуляться.

Есть проверенный прием, который позволяет быстро успокоиться независимо от места и времени. С его помощью вы можете вернуться в свой ритм, если что-то пошло не так. Вы можете воспользоваться этой техникой, чтобы взбодриться, когда замечтались, или успокоиться, если чересчур возбуждены.

• Оглянитесь и найдите глазами прямоугольный предмет: картину, окно, дверь, страницу в этой книге — и выполните следующее.
  1. Посмотрите в верхний левый угол и вдохните, считая при этом до четырех.
  2. Переведите взгляд на верхний правый угол и задержите дыхание, считая до четырех.
  3. Переведите дыхание в нижний правый угол и выдохните, считая до четырех.
  4. Переведите взгляд в нижний левый угол и спокойно произнесите: «Расслабился, улыбнулся». Вот и все.

Смотря в определенную точку, вы избавляетесь от чувств, которые вас угнетают. Практика осознанного дыхания позволяет собраться и вернуться в настоящий момент.

3. Стимуляция

Когда вы скучаете за рабочим столом, нужна дополнительная стимуляция, чтобы оставаться в зоне концентрации. Вот несколько вариантов:

1. Послушайте бодрую инструментальную музыку.
   • Классика — особенно музыка барокко, например, «Бранденбургские концерты» Баха.
   • Этническая музыка — бодрая с перкуссией.
   • Джаз — живой и благозвучный.
   • Регтайм — послушайте саундтрек Скота Джоплина к фильму «Афера» (1973 год).
   • Попробуйте найти себе дополнительные занятия при выполнении работы.
2. Пейте напитки с низким содержанием кофеина или вообще без него. Смешайте фруктовый сок с водой, пейте холодный травяной, белый или зеленый чай.
3. Перекусывайте здоровой пищей. Ешьте фрукты, правильно приготовленный попкорн, орехи.
4. Двигайте руками и ногами. Крутите в руках массажные шарики или сдавливайте резиновый, сгибайте и разгибайте пальцы ног или вращайте стопами. Купите массажный ролик для ног, который вы сможете катать вперед и назад. Если рядом никого нет, можно снять обувь и подложить под ступню теннисный мячик.

4. Упрощение списка дел

Планирование и составление списка дел — одни из главных инструментов тайм-менеджмента. Но не всем они помогают, так как заметки превращаются в хаотичный поток мыслей на бумаге.

Один из способов повысить продуктивность — выбрать три самых важных и выполнимых цели на текущий день. Напряжение спадет, а вы испытаете прилив энергии, вычеркивая пункты.

Другая эффективная стратегия — чередовать увлекательные дела и скучные обязанности. Если долгое выполнение монотонных заданий лишает вас всяческого энтузиазма, планируйте следом выполнение более активной работы. У вас должно быть два списка: один для работы, другой для дома.

Всегда важно помнить, что время — это сама жизнь. Когда это понимаешь, то часы, календари, ежедневники и списки дел становятся твоими верными защитниками. Всем нам не хватает времени. Именно поэтому мы хотим грамотно им распоряжаться.

5. Выживание в большом потоке входящих

Откажитесь от статуса «прочитано/не прочитано» в электронной почте. Правда такова, что большая часть функций современного ПО, нацеленных на повышение продуктивности, на самом деле контрпродуктивна. Мы привыкли, что естественное состояние нашего почтового ящика — быть пустым. Пустой ящик означает, что в нем нет ничего со вчерашнего дня.

Но для обработки входящих совершенно не обязательно знать, было ли письмо прочитано. Важно понимать, обработали ли мы его. Если обработали, оно перемещается из входящих в соответствующую папочку, а если нет, какая разница, сколько раз мы его читали? Попробуйте пожить недельку в таком режиме, а потом принимайте решение, подходит он вам или нет.

6. Список «На поговорить»

Если у вас есть круг лиц, с которыми вы общаетесь довольно часто, и у вас регулярно возникают вопросы к ним, то в этом случае можно воспользоваться приемом экономии масштаба:

• Вы назначаете с человеком (с одним или по отдельности) периодические встречи с открытой повесткой.
• Когда у вас возникает вопрос к человеку, вы не задаете его сразу же, вы заносите этот вопрос в список «На поговорить», созданный специально для этого человека.
• Периодическую встречу вы начинаете с обзора результатов действий, выполненных с момента предыдущей встречи.
• На встрече вы обсуждаете вопросы из списка «На поговорить» один за другим, отмечая принятые решения и намеченные следующие действия по каждому вопросу.

Такой подход позволит тратить меньше сил и времени на рабочие вопросы. Помимо этого, возможны следующие положительные побочные эффекты:

• Вопросы станут более осмысленными, а вы будете лучше подготовлены к их обсуждению.
• Вы будете меньше обсуждать всякую фигню. Так как объем нашей рабочей памяти невелик, при возникновении в ней какого?либо (даже незначительного) вопроса его важность, скорее всего, будет переоценена. Когда же все вопросы поместятся в один простой список, станет намного лучше видно, что важно, а что нет.

7. Пластырь от зависимости от соцсетей

Гаджеты обретают вполне реальную власть над многими людьми. Нам остается только понять, как с этим жить. Если вы заметили, что очень часто ныряете в смартфон, злитесь, когда окружающие говорят вам об этом, и прикрываетесь наспех выдуманными отговорками вроде срочной работы, не паникуйте. Это просто зависимость. Люди же бросают пить и курить, с соцсетями мы справимся.

Признайтесь, что вы зависимы от этого сиюминутного удовольствия, но не пытайтесь разобраться с ним силой воли. Не надо требовать от себя раз и навсегда прекратить посещение соцсетей. Именно в этом причина неудачи.

Попробуйте добавить в свой список ежедневные повторяющиеся задачи вида «провести пятнадцать минут за чтением новостей». Если все равно происходят срывы, попробуйте выполнять две такие задачи в день. Засекайте время, потраченное на них.

В следующий раз, когда вы ощутите, что вам очень-очень захотелось посмотреть, что интересного произошло в мире, или узнать, какова была численность населения Таиланда во времена эпохи Сухотай, просто скажите себе ласково: «Конечно-­конечно, мы это сделаем. Ты же помнишь — у нас это запланировано».

Автор: Юлия Баяндина