Дефицит времени: Остановись, мгновенье!..

Всем деловым людям известна фраза: «Время – деньги». В наши дни эта истина немного изменилась. «Время становится дороже денег», – уверяет один из лучших аналитиков и практиков брендинга, Марк Гобе.

Многие известные специалисты (в том числе и мы) это подтверждают. Иногда кажется, что 24 часов в сутках – мало. Особенно остро такой дефицит времени ощущают занятые люди. Их часто посещает мысль: «Вот, если бы день был длиннее!..»

А тут еще со всех сторон подкрадываются они – ВОРЫ. Безжалостные и кровожадные, предоставляющие полный реестр соблазнов, но отнимающие при этом наше драгоценное время. Они отвлекают и мешают. Невольно вспоминается строчка из песни Валерия Сюткина: «Ежедневно 42 минуты под землей я, день за днем, сложу в года». Точно подмечено!

Кто виноват в том, что времени не хватает? И что делать?

Моя знакомая, некогда успешный менеджер Элла, вышла замуж, и уволилась с работы, решив посвятить себя семье. Недавно она пожаловалась, что в своей новой жизни ничего не успевает! «До замужества я работала. Каждый день писала по пять страниц своей книги. Читала любовные романы. Сидела в Интернете. Просматривала публикации о деятельности компаний, подобных той, в которой я работала. Общалась по ICQ с подругами и по телефону с клиентами и коллегами. Времени было мало, но я все успевала.

Теперь же мне его катастрофически не хватает! Я просыпаюсь, долго не могу «раскачаться», потом смотрю утреннее шоу по телевизору, затем сериал, созваниваюсь с подругой, потом смотрю – через десять минут муж придет, а я еще ничего не сделала, даже ужин не успела приготовить! Время как будто изменило свой ход».

Очевидно, верна истина: «Чем больше дел, – тем больше успеваешь!» Элла попала во власть «воров времени»: Интернета, ICQ, телефона, телевизора. Вырваться из этого круга ей будет хоть и сложно, но, при желании, возможно.

Рассмотрим другой пример, когда у «похитителя времени» оказалось «человеческое лицо». Такие «воры» всегда узнаваемы. Они могут встречаться везде: на работе, на улице при загадочных обстоятельствах, и, что самое страшное, дома! Это – ваши знакомые, приятели, коллеги, род-ственники и дети, забредшие в ваш офис именно тогда, когда их никто не ждал.

Вполне вероятно, что они похищают ваше и так дефицитное время не нарочно. Так что упрекать их бессмысленно и, зачастую, бесполезно. Что поделаешь, друзья остаются друзьями, клиенты – клиентами, а детей вообще надо любить просто за то, что они есть!

К «похитителям времени с человеческим лицом» можно отнести и особый тип людей, называемых «вечно опаздывающие». Они не только лишают вас драгоценных минут, но еще и лгут, часто даже не осознавая этого: «Ах, как жаль, что я опоздал!

Как жаль!» Ну, ведь неправда! Если бы было хоть немного жаль, то мог хотя бы предупредить о возможном опоздании. «Со мной такое впервые. Обычно я не опаздываю!» Верится с трудом. На самом деле «похититель времени», скорее всего, опаздывает на каждую встречу.

И то, что «умиляет» больше всего: «Я действительно хотел с тобой связаться».
Если бы хотел, давно бы связался. Из чего следует, что ваш бизнес – не в списке его приоритетов. А ваше дефицитное время он и в грош не ставит. Так стоит ли его тратить на этого человека?

Я назначил встречу со своим сотрудником на 14:30. Она должна была продлиться час. Сотрудник опоздал на 30 минут. Я честно предупредил его, что на все обсуждения у нас, увы, осталось не больше получаса. В следующий раз он пришел на встречу вовремя.

Да, «похищенных» минут уже не вернешь, можно только сделать выводы на будущее. Лучше всего держаться от таких людей на максимальном расстоянии. Поскольку вы не в состоянии изменить тот факт, что определенные люди являются «времякрадами» (а жаль, конечно), измените свое отношение к ним. Снизьте их шансы повлиять на вашу жизнь!

Ни в коем случае не подстраивайтесь под времякрадов!

Им это понравится, а вам придется перекраивать всю свою жизнь на новый лад. А дефицитное время будет бесполезно утекать: все больше, больше и больше... Не зря в самом начале мы употребили к «ворам времени» определение «кровожадные».

«Злостные похитители времени» всегда были и будут. С этим, увы, ничего не поделаешь. Но если вы научитесь их распознавать и поймете, чего от них можно ожидать, то, не обращая на них внимания, с успехом сможете достичь своих целей.

Еще один пример «украденных минут» – неверное планирование рабочего времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном итоге к экономии времени в целом. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, чтобы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки, менеджер должен ясно представлять свой временной бюджет и совокупность задач. Планирование рабочего времени представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Теория и практика планирования рабочего времени

Существуют разные группы дел. По какому принципу их можно разделить и классифицировать? Существуют два параметра, которые способны описать практически любую задачу. Это важность и срочность.

Прежде чем взяться за какое-нибудь дело, стоит задать себе ряд вопросов: что будет, если я выполню его через час, через неделю, через месяц? Что от этого изменится? Решив эту проблему, какую я извлеку из этого выгоду – сегодня, через месяц, через год?

Соответственно, можно сделать вывод: есть дела, которые требуют немедленного решения и участия. Задачи, не терпящие никаких отлагательств. Их мы условно занесем в категорию А. Это важные и срочные задачи по матрице Эйзенхауэра.

Соответственно, категория В?– это важные, но не срочные дела. Конечно, неплохо было бы выполнить их сию минуту, но если сделать это через, скажем, пару часов или на следующий день, это не сыграет существенной роли.

Категория С – это они, беспощадные «воры времени». Мы считаем, что любое дело, не приносящее пользы, прибыли, результата – это типичный «вор времени». Что подпадает под эту категорию – читайте в рядом расположенном тесте.

Исходя из приведенной логики, при планировании рабочего времени все задачи, дела и контакты можно подразделить на три группы: А, В, С:

• А – авральные задачи, их нужно выполнять немедленно.
• В – плановые задачи, которым следует выделять время в календаре и выполнять не спеша.
• С – воры времени, от этих задач нужно держаться подальше. Ну, или отправлять их подальше на три русские буквы… «Нет!» – вот самый правильный ответ на призыв: «Выполни меня!» – дел из категории С.

Три группы, описанные выше, тесно связаны между собой. Подумайте, что произойдет, если на завтра вы запланировали от 2 до 5 архиважных дел, не требующих никаких отлагательств (категория А). Получится аврал, способный выбить вас или вашу компанию из колеи: «С чего начать? За что браться в первую очередь?»

Если вы проанализируете, почему так вышло, то придете к выводу?– это оттого, что в свое время не было уделено должного внимания категории В – важным, но не срочным делам. Отсюда и возникли форс-мажоры. А может быть, в это время вы занимались делами из категории С, которые создали ощущение занятости, а на самом деле только украли ваши минуты?

Так что в ваших силах оптимизировать свое время и заставить его работать на себя.

Автор: 

Александр Горбачев –  Генеральный директор Consulting Group Time-M, бизнес-консультант, имеющий 15-летний опыт работы в области тайм-менеджмента, преподаватель программы MBA,  автор программ по личной и корпоративной эффективности, автор первой и единственной полноцветной книги по тайм-менеджменту в России «Время Руководителя: 24+2», соавтор серии из пяти книг для управленцев «Как работать с офисными приложениями в 10-раз быстрее»