Займемся тайм-менеджментом

С наступлением кризиса нехватка времени стала просто катастрофической, а вы продолжаете упорно отмахиваться от тайм-менеджмента, потому что это «скучно», «сложно» и «некогда тратить время»? Значит, именно сейчас и стоит, наконец, заняться планированием времени! Ваши неверные представления об управлении временем развеет глава из книги Александра Горбачева «Тайм-менеджмент в два счета».

В этой книге есть как система личного тайм-менеджмента, так и мастер-классы по работе с программой Outlook 2007. Рекомендации, изложенные в ней, — это разработки Александра Горбачева, имеющего восьмилетний опыт работы в области тайм-менеджмента, автора и ведущего тренингов по управлению временем, плюс опыт более 3500 руководителей, прошедших его обучающие программы. 

Особенность книги и предлагаемой системы — простота изложения материала и его применения на практике. Чтобы эффективно управлять своим временем, необходимо сделать всего два шага: повысить персональную эффективность (этому посвящен первый раздел книги) и применить полученные знания в Outlook 2007 — самой популярной и широко распространенной системе электронного планирования (об этом — во втором разделе). 
Приятного чтения! Желаем вам научиться эффективно управлять временем, ведь в жизни нужно столько успеть!

Территория тайм-менеджмента

У современного человека, загруженного делами, вечно спешащего то на работу, то с работы, часто возникают проблемы со временем. «Цейтнот, дел полно, сделать не успеваю», «Постоянно на работе, на семью и на себя времени нет совсем», «Что-то вроде делал целый день, а куда время ушло — непонятно».

Для этой цели был придуман тайм-менеджмент — это искусство эффективной организации времени. Задачи тайм-менеджмента — помочь человеку организовать свое время так, чтобы с меньшими усилиями и в кратчайшие сроки достигать своих целей. Успевать больше, уставая меньше. Выбраться из рутины мелких и неважных дел и высвободить время для самого главного и важного в жизни.

Сейчас тайм-менеджмент — понятие весьма распространенное. Кто-то о нем знает по собственному опыту, кто-то слышал краем уха. Больше становится и первых, и вторых.. А так как разговоров о тайм-менеджменте тоже становится все больше и больше, начинается детская игра в «испорченный телефон» — помните такую, да?

Эта глава поможет вам разобраться, чем тайм-менеджмент является и чем не является, и подскажет, с чего начать ваш собственный путь в организации своего времени. Тема обширная, заблудиться есть где, — так что пусть эта глава будет своеобразным гидом, который поможет вам сориентироваться на местности.

Время в жизни человека

Вы говорите, время проходит? Это ошибка. Время стоит. Проходите вы.

Люди часто жалуются на свои отношения со временем. «Постоянно очень много дел, аврал, не получается все успеть». «День прошел, чего делал — непонятно». «Постоянно куда-то спешу, в итоге самое главное в жизни проходит мимо меня». «Работу-то делаю, куда от нее денешься, а вот на семью и на себя времени не хватает».

Время — основной ресурс нашей жизни. Ресурс этот можно «конвертировать» — тратить, расходовать, вкладывать, превращая его в другие ценности. Потратил время на работу — получил деньги. Потратил на общение с друзьями — получил радость общения, поддержку и хорошие отношения. Потратил на пробежку и контрастный душ — получил бодрость и здоровье.

Время — это ресурс, данный каждому из нас с рождения. Времени у всех одинаково — 24 часа в сутки, 8760 часов в год. Даже если вычесть сон, это около 5800 часов активной деятельности! Запас времени у каждого человека огромен. И если кто-то скажет вам «У меня нет времени» — теперь вы знаете, этот человек заблуждается.

Время есть у всех, просто расходуем мы его по-разному. И от того, как мы это делаем, зависит то, как мы живем.

И тогда самым важным вопросом становится то, как именно мы используем свое время. Хотите достигать в жизни многого? Делать больше и уставать меньше? Заниматься тем, что вам действительно нравится? У вас есть для этого главный ресурс. Причем в изобилии. Все, что нужно, — лишь правильно им распорядиться. Организуйте свое время!

Неправда про тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это жесткая дисциплина.
Я не люблю дисциплину.
Дисциплина приводит к успеху.
Успех требует ответственности.
Ответственность - это забота об окружающих….
(Поток мыслей обывателя)

Часто в разговоре об управлении временем приходится слышать «О, четко все планировать это не для меня…», «Я пробовал, но это оказалось очень сложно…», «Я и так занят, некогда еще и тайм-менеджментом заниматься». Чтобы научиться эффективно организовывать свое время, давайте сначала разберемся, какие заблуждения о тайм-менеджменте часто встречаются у людей при поверхностном знакомстве с темой.

• Миф первый: Тайм-менеджмент — это жесткое планирование дня

Часто люди думают, что стоит им заняться управлением временем — значит, придется четко расписывать по часам, что они будут делать в течение дня, а потом загонять себя в рамки установленного плана. На самом же деле большинству людей нет никакой необходимости в таком жестком планировании своего дня. Планирование времени — очень важная составляющая тайм-менеджмента, но заранее жестко расписывать весь свой день вовсе необязательно.

Сейчас существуют эффективные методы гибкого планирования: есть список того, что нужно сделать в течение дня, а вот когда именно это делать и в какой последовательности — нужно решать по ситуации.

• Миф второй: Тайм-менеджмент — только для логиков и упорядоченных людей, не подходит для спонтанных и творческих личностей

Порой люди, занимающиеся творческой работой, или просто имеющие спонтанный, эмоциональный характер, говорят, что управление временем для них не подходит. Мол, для этого нужен особый тип личности. «Придумать дизайн открытки», «изобрести новую конструкцию эргономичного стола», «написать главу для новой книги»… Попробуй тут скажи, сколько на это понадобится времени. А еще ведь нужно определенное состояние, вдохновение, идеи…

Однако, творческая работа — не повод пускать дела на самотек. Управление временем все равно нужна: дела абстрактные, а надо как-то с заказчиками общаться, сроки устанавливать, стоимость работы определять.

Решение в том, что не нужно пытаться затолкать творческих людей в классический тайм-менеджмент с жестким планированием. Нужно всего лишь использовать правильные методы, учитывать специфику их работы. Не «с 14.00 до 16.00 — придумать концепт фирменного стиля», а «Задачи на день: 1) сделать наброски возможных стилей; 2) выбрать наиболее перспективные 3) нарисовать два лучших стиля на компьютере». И дизайнер сам разберется, когда ему что делать, ориентируясь на свое состояние и внешнюю обстановку.

• Миф третий: «Мне некогда заниматься тайм-менеджментом»

Бывает, человек настолько загружен работой, что кажется, нельзя найти и пяти минут на что-то еще. «И так времени нет, а тут еще вы со своим тайм-менеджментом!» На деле же такая ситуация — сигнал к тому, что как раз пора заняться организацией времени. Это все равно, что в тонущей лодке вычерпывать руками воду, и говорить «Я делом занят, а вы тут лезете, говорите дырку заткнуть!»

Тайм-менеджмент при минимальных затратах времени высвобождает резервы намного большие, чем затраты. 15 минут вечером проанализировать прошедший день и составить примерный план на завтрашний, 15 минут утром уточнить план на день — и полтора-два часа дополнительного времени благодаря планированию у нас в кармане.

Безусловно, тайм-менеджментом можно заниматься «криво». Так, что вы на него много потратите, и мало получите. Попробуйте одновременно использовать напоминалки в телефоне, органайзер в КПК, список дел в ноутбуке, бумажный планировщик, блокнот для записи дел и еще Outlook на домашнем компьютере — такой бардак получится, что пара часов потерянного времени в день вам обеспечена.

Правильная организация времени гибко подстраивается под ваши нужды и задачи, занимает времени мало, а дает много. Плохая организация времени заставляет подстраиваться вас, занимает времени много, а дает мало. Занимайтесь тайм-менеджментом правильно — и он не отнимет много времени и будет удобен в использовании.

• Миф четвертый: Тайм-менеджмент — это сложно

Прочитал человек заметку о тайм-менеджменте. И понеслось… С понедельника — круглосуточный хронометраж, планирование дня с утра до вечера, и выбрасываем все бесполезные развлечения. Со вторника еще бегать, ходить на фитнес и вставать в четыре утра. Два-три дня — и тайм-менеджмент на этом заканчивается.

Тайм-менеджмент сложен тогда, когда им занимаются неправильно. Правильная организация времени должна быть простой. Сложно становится, если взвалить на себя много и сразу. Легко — если использовать только то, что нужно.

Предположим, вам хочется кушать, есть пачка макарон, но вы не умеете их варить. Простой вариант — прочитать указания на упаковке, и через пятнадцать минут обед готов. Сложный вариант — поехать в магазин за кулинарной книгой и потом всю ее прочитать от корки до корки, прежде чем приступать к собственно макаронам. Абсурд? Да. Не повторяйте этой ошибки в тайм-менеджменте.

• Миф пятый: Тайм-менеджмент убивает спонтанность и естественность в жизни

«Все заранее спланировано, никаких неожиданностей — это не жизнь!», «Жизнь должна быть естественной, а не механической!» — довольно стандартные возражения против организации времени. Знаете, в нашей жизни очень многое спланировано, и часто нам это очень нравится. Если у вас деловая встреча в 20.00, скорее всего вы будете рады приехать вовремя, и ваш партнер наверняка тоже.

Тайм-менеджмент гибок, и только вы сами определяете баланс между спланированностью и спонтанностью в вашей жизни. Когда надо — спланировали и организовали, когда надо — отпустили поводья и дали простор спонтанности.

Правда про тайм-менеджмент

Итак, тайм-менеджмент — это умение организовывать свое время. Умение успевать делать больше, уставая меньше. Умение делать все вовремя, жить в режиме «несрочности». Умение делать главное и достигать своих целей.

Дальше разговор пойдет о том, какие конкретно навыки входят в это широкое понятие — умение организовывать свое время.

• Целеполагание

Когда я не знаю, на какую гавань мне держать курс, ни один ветер не будет для меня попутным.
Луций Анней Сенека

Чтобы достичь чего-то, мы сначала должны знать, чего именно мы. Только наличие четкой цели дает возможность достигнуть многого. Человек без цели, старательно что-то делающий, как корабль в открытом море, идущий на полном ходу, не зная курса.

У всех людей, добившихся значительного успеха в жизни, цель была. Более того, была мечта. Яркая, большая и невыполнимая.

Молодой Билл Гейтс на заре развития компании Microsoft сказал: «Наше программное обеспечение будет установлено на каждом компьютере в мире». Чье программное обеспечение установлено сейчас на вашем компьютере? Не спешите сразу браться за глобальное — начните с того, что определите четыре главные ваши цели на этот год. Держите их на виду, помните о них, — и старайтесь каждый день делать что-то для их достижения. Ставьте цели! Это верный путь к успеху.

• Расстановка приоритетов

Можно всю жизнь делать вещи правильно. Но лучше — делать правильные вещи.

Скорее всего, вам много чего хочется в жизни, причем желательно получить все и сразу. Однако очень сложно пытаться сделать одновременно много дел (да и для здоровья вредно). К тому же, попытка достичь сразу многих целей может привести к тому, что не будет достигнута ни одна. Потому — необходимо выбирать главное. Отделять главное от второстепенного, причем делать это быстро и правильно — очень ценное для организации времени умение.

Заметьте: только небольшая часть всех ваших дел дает наибольший результат. Вложившись именно в эти дела, вы сэкономите массу времени. Окажется, что, во-первых, часть дел можно вообще не делать (хорошая новость, правда?), во-вторых, значительную часть можно не делать так тщательно и долго, и, в третьих, есть небольшое количество действительно важных дел — и вот в них-то как раз нужно на них и нужно направить все свои силы.

Выделяйте наиболее важные дела из общей массы. Вы сэкономите огромный объем времени, не тратя его на второстепенное и необязательное.

• Чувство времени

Для эффективного тайм-менеджмента необходимо чувство времени. Чувство времени — это некий внутренний голос, который подсказывает, сколько времени уйдет на то или иное дело. Доехать до работы — 40 минут, попить чая — 10 минут, ответить на письма — полчаса. Это чувство подсказывает, как спланировать день, сколько взять на себя работы. Заметьте, это не сознательный расчет, а именно чувство. Не нужно умом гадать «Хватит на это полчаса, или нет», нужно именно почувствовать «Вот на это уйдет полчаса».

Это чувство нам и нужно развить.

Чувство времени есть абсолютно у всех людей, просто развито оно в разной степени. Притом не стоит думать, что это нечто данное от природы и неизменное. Это навык, который можно и нужно развивать.

Самый простой для этого способ — упражнение «калибровка». Суть в следующем. Перед тем, как что-то сделать, задайте себе вопрос «Сколько времени это займет?» И, запомнив ответ, приступайте к делу. Когда закончили — сверьте по часам, насколько правильным было предположение. В этом упражнении не нужно ничего писать, выполнять его можно в любое время и в любом месте — оно очень простое и удобное. Выполняя калибровку, вы будете все лучше и лучше «предсказывать» затраты времени.

Развитие этого чувства очень быстро даст отдачу в виде лучшей организованности вашего времени. Пробуйте — это работает!

• Планирование

…с 11.00 до 12.00 — совершить подвиг.
Из списка дел на день барона Мюнхгаузена

Если Вы наметили цель, и убедились, что она действительно важна — надо начинать действовать. Но не вслепую — а проработав эффективный план, чтобы тратить ресурсы (время, силы, деньги) именно на то, на что нужно, и в правильный момент.

Это как строительство дома. Если плана нет, сначала привезут черепицу, потом начнут делать фундамент. Когда сделают фундамент, окажется что еще нет материала для стен — работа стопорится. Пока сделают стены — сгниет черепица. Потом выясниться, что к фундаменту забыли подвести канализацию…

Планирование личного времени может быть жестким и гибким. Жесткое — наметить четкий план, где каждое дело привязано к определенному времени, и этому плану следовать. Гибкое — наметить список дел, а делать их в той очередности и тогда, когда это актуально (подходят внешние условия, подходит ваше состояние).

Как планировать свое время, как сочетать жесткое и гибкое планирование — решать вам. В целом можно сказать, что жесткое планирование удобно в масштабах года. В мае пойти на курсы английского, в июне — командировка, в августе — двухнедельный отпуск, за сентябрь создать интернет-магазин. Гибкое планирование удобно для плана дня. Скажем, за день нужно сделать некоторые дела — пишем список, — и в течение дня дела из списка выполняем. В какой последовательности и когда именно — решаем по ситуации.

Главное — план должен быть. Второе — план должен быть гибким, чтобы его можно было при необходимости подогнать к обстоятельствам. Начните планировать свои дела — этим вы освободите себе огромное количество времени и обеспечите выполнение самого главного, важного.

Сколько тайм-менеджмента мне нужно?

В каком объеме самоорганизация нужна лично вам? Простор широкий, от небольшого планера для записи основных событий недели (вторник вечер — встреча с друзьями, среда — позвонить заказчику проекта в 15.00…) до прописывания системы жизненных целей.

Давайте условно поделим организацию времени на простую и системную.

Простой тайм-менеджмент — это планы на день, неделю, максимум месяц. Записали мероприятия в ежедневник, выделили час для телефонных звонков, наметили встречи, и так далее. Ближайшее время у вас в общих чертах спланировано.

Системный тайм-менеджмент — это система долгосрочных целей. Есть главные цели вашей жизни, есть долгосрочные цели на ближайшие пять-десять лет, если цели на год. И то, что вы делаете в течение дня, недели, месяца — приближает вас к этим крупным и далеким целям.

Представьте, что вы идете ночью по лесу и хотите выйти из него в город. Простой тайм-мендежмент — это фонарик. В яму не свалитесь, тропинку метров на двадцать видно, идете уверенно. Но плутать так с фонариком по лесу можно очень долго. Системный тайм-менеджмент — это огни города, которые видно из леса. И, видя эти огни, вы к ним пойдете даже без фонарика, и из леса — выберетесь.

Это не два противоположных варианта организации времени. Системный тайм-менеджмент включает в себя и простой, но он больше, шире. Даже если город из леса видно, с фонариком идти все равно удобнее.

Наверное, оптимальный вариант — начать с простого тайм-менеджмента. Это даст вам большую эффективность, меньшую усталость, привычку к самоорганизации. И при этом можно постепенно вводить тайм-менеджмент системный. И он уже приведет вас к большим достижениям, осмысленности и цельности жизни, и балансу между здоровьем, богатством, счастьем.

Автор: 

Александр Горбачев –  Генеральный директор Consulting Group Time-M, бизнес-консультант, имеющий 15-летний опыт работы в области тайм-менеджмента, преподаватель программы MBA,  автор программ по личной и корпоративной эффективности, автор первой и единственной полноцветной книги по тайм-менеджменту в России «Время Руководителя: 24+2», соавтор серии из пяти книг для управленцев «Как работать с офисными приложениями в 10-раз быстрее»