Управление персоналом: все на совещание!

При Союзе на предприятиях существовал ритуал, называемый «пятиминуткой», который длился каждое утро от получаса до полутора часов. Нудное, я вам скажу, мероприятие... Союз развалился, «обязаловка» закончилась, и у многих руководителей возник вопрос: нужны ли вообще на предприятии деловые совещания или без них развитие бизнеса хорошо пойдет?

Но так резко вопрос может стоять лишь в небольших компаниях или отделах, где руководитель практически постоянно доступен для подчиненных. Многие руководители таких предприятий считают, что собирать деловые совещания, когда можно немедленно обсудить любой возникающий вопрос, попросту нецелесообразно.

А если задуматься о целесообразности совещаний? 

Производственные вопросы возникают почти постоянно, и если руководитель постоянно решает их и, что часто бывает, тут же объясняет проблему остальным участникам процесса, то рабочий ритм становится похожим на серию рывков.

То, что руководитель не может сосредоточиться на решении глобальных вопросов, перенося такие раздумья на более позднее время – это еще не беда. Руководителю в любом случае придется искать время для своей основной функции – стратегического планирования. А вот остальные работники весь день будут заняты попытками сосредоточиться на каком-нибудь деле. Поэтому для решения вопросов, касающихся группы работающих, нужно собирать деловые совещания.

Конечно же, речь не идет о том, чтобы все рабочие вопросы решать только на общих собраниях. Это другая крайность, свойственная многим крупным предприятиям. Топ-менеджеры таких компаний жалуются, что 50% времени, проводимого ими на деловых совещаниях, проходит бесполезно, отнимая дефицитные рабочие часы. Авторы книг по менеджменту предлагают для решения актуального вопроса сначала воспользоваться телефоном и электронной почтой. Большинство проблем решаются именно таким способом, экономя время как самого руководителя, так и его подчиненных.

Кроме экстренных совещаний, собираемых в связи с чрезвычайной ситуацией, сложившейся на предприятии, любые иные деловые совещания должны быть заранее запланированными, причем желательно за несколько дней до события. Вы сейчас усмехаетесь и думаете: это аксиома и об этом не стоит даже говорить. Но разве вам не встречались руководители, которые созывают деловые совещания буквально за 10-20 минут до их начала?

В чем недостатки незапланированного созыва совещания ?

• Во-первых, некоторым сотрудникам в срочном порядке придется отложить запланированные встречи с клиентами.

Конечно, если вы набирали персонал для того, чтобы сотрудники по мановению вашей руки бежали исполнять все ваши желания, и клиенты вашей компании вовсе не нужны, то экстренные собрания исполнят свое предназначение и покажут всю преданность ваших подчиненных лично вам. Во всех других случаях клиенты будут считать ваших подчиненных, а через них и вашу фирму, необязательными и недостойными сотрудничества.

• Во-вторых, кое-кого из сотрудников, присутствие которых на деловом совещании крайне необходимо, может не оказаться на рабочем месте.

Ведь вы же взяли их на работу не для того, чтобы они целый день караулили свой рабочий стул? Они могут уже быть на встрече с клиентом или поставщиком. И тогда деловое совещание по данному вопросу потеряет свой смысл или невообразимо затянется в связи с недостаточностью сведений, а вследствие этого начнутся «гадания на кофейной гуще».

• В-третьих, предполагая, что ваши сотрудники не планируют свое рабочее время, вы заранее считаете их безалаберными исполнителями, умеющими выполнять только одно действие и то – по вашей указке.

Такие подчиненные – ваша мечта? Думаю, нет.

• В-четвертых, даже сообщая всего лишь день делового совещания, а не точное время, или перенося время встречи с минуту на минуту, вы вынуждаете своих подчиненных работать неэффективно.

Распланировав свои рабочие дела так, чтобы к совещанию полностью закончить какой-нибудь блок работы, сотрудник не начнет работать над другим, предполагая, что собрание вот-вот начнется. И это время ожидания пройдет у него в перекурах и пустопорожних беседах. И могу вас заверить, что в большинстве своем эти беседы будут касаться ваших недостатков лично, в том числе вашего неуважения к чужому времени, а также недостатков фирмы, в которой они работают.

• В-пятых, люди придут неподготовленными.

Конечно, в идеале работник все цифры и факты держит в голове, и вы ему верите безоговорочно. Но все мы не идеальны. Для того чтобы подготовить нужные сведения и бумаги, а также подумать на тему предстоящего делового совещания, нужен какой-то промежуток времени. Чем серьезнее задача, решать которую предстоит на совещании – тем больше должно быть времени на подготовку. Тогда ваше деловое совещание не превратится в бесконечный «глас, вопиющий в пустыне», а будет конструктивным и эффективным.

Вот мы и подошли, собственно, к планированию деловых совещаний. У такого собрания обязательно должна быть цель. Или несколько целей. В этом случае количество тем должно быть оптимальным, чтобы не затянуть совещание настолько, чтобы у участников осталось только одно желание: поспать. Желательно, чтобы люди разошлись с ощущением, что им удалось решить все поставленные перед ними вопросы, а не с мыслью, что впереди еще огромная глыба неподъемных задач.

Вы должны точно знать, чего ожидаете от обсуждения данных вопросов, и какие сотрудники будут наиболее эффективными в этом процессе. Поэтому цель не может быть изложена обобщенно в виде: «Хотелось бы поговорить о сбыте», а должна быть конкретной, с ориентацией на результат.

Некоторые руководители имеют привычку собирать общее деловое совещание для решения специализированных вопросов. Конечно, совещание выглядит в этом случае глобальным, но теряет свой смысл. Те, кому обсуждаемый вопрос не интересен, будут «считать мух» или, хуже того, превращать в хаос собрание, задавая вопросы, может быть и актуальные, но не по теме. Тем же, кто заинтересован в совещании, придется довольствоваться сложившейся ситуацией и откладывать решение данного вопроса на другой срок.

И еще, деловое совещание – это не обычное собрание трудового коллектива. Даже если совещание информационное, оно все-таки требует каких-то решений. Иначе, зачем совещаться?

Автор: Ирина Стасюк