Персональный ассистент: выбор руководителя

Если вы - руководитель предприятия, рано или поздно вы сталкиваетесь с проблемой подбора персонального ассистента. Исторически сложилось, что в этом качестве в основном выступает женщина. Но «просто» секретарша, отвечающая на звонки, сегодня мало кого интересует. Нанимая на работу помощницу, вы как руководитель ожидаете видеть в ее лице надежного профессионала, совмещающего многие функции.

Вне зависимости от того, первый ли это для вас волнующий опыт, суровая производственная необходимость или романтический поиск идеала – вы все равно отдаете себе отчет в том, что выбор правильного ассистента по своей серьезности сравним с намерением жениться. Разница состоит в том, что с женой вам жить, а с ассистентом – работать. И в том, и в другом случае неправильный выбор сулит роковые последствия. Поэтому руководитель, как правило, рассчитывает на базовые навыки и качества, которые должны быть присущи профессиональному ассистенту.

Высокая организованность, владение оргтехникой, законченные курсы администраторов или ассистентов, знание языков, презентабельная внешность и уровень культуры – такие вещи в обсуждении не нуждаются, это просто должно быть. А дальше начинается самое интересное: нюансы, исходя из которых один работодатель формирует с ассистентом  настоящую «команду двоих», а другой мучается «тяжелой неволей» от неэффективного взаимодействия.

Но есть ли критерии безошибочного выбора? В жизни, как в семейной, так и в деловой, единого рецепта не существует. «Каждый выбирает для себя», - как писал поэт. Но наряду с тем, как человечество разделяется на четыре основных психотипа, так и незримая армия персональных ассистентов может быть разделена на четыре основных типажа.

1. «Секретарь-исполнитель».

Тип такого ассистента благополучно перекочевал в нашу среду из «совковой» бюрократической действительности. Мысленно мы представляем себе женщину среднего возраста, неторопливо шелестящую на своем рабочем месте и сосредоточенно глядящую в монитор компьютера, где у нее разложен пасьянс. По телефону такая женщина ласковым и неформальным голосом отвечает: «Слушаю вас. А его нет. А кто это? Передать? Обождите, я запишу…» Для вас у нее всегда будет готов чай или кофе, она позаботится о любых ваших бытовых нуждах и четко, хотя и медленно, выполнит все ваши поручения. Если вы – человек, для которого преданность и исполнительность стоят во главе угла, то с такой женщиной-секретаршей вы проработаете долгие годы в тишине и согласии.

2. «Красотка».

Этот тип был анекдотично популярен у нас в 90-е годы. Тогда считалось в порядке вещей выбирать себе личную помощницу «по каталогу», исходя прежде всего из внешних данных и соответствующих предпочтений руководителя. Стильно одетая «Барби» с хорошей фигурой могла украшать собой приемную, бесконечно полируя свои ноготки, чтобы время от времени сопровождать своего босса на встречах, в поездках и т.д. При наличии соответствующей «вышколенности» такие девушки способны продемонстрировать незаурядные таланты и сделать себе впоследствии неплохую карьеру. С вашей, разумеется, помощью.

3. «Безотказная и двужильная».

Такой ассистент – мечта любого руководителя, который настолько в полете мысли, что нуждается в «телепате», способном уловить его ожидания и выполнять ежесекундно меняющиеся поручения. Она всегда готова «пойти туда, не знаю куда и принести то, не знаю что». В ненормированном режиме она всегда будет на боевом посту, тем более что те условия стресса, в которых она постоянно пребывает, можно сравнить именно с боевыми. Она всегда готова «упасть грудью на амбразуру», решить нерешаемые вопросы и сделать невозможное, втайне считая, что босс в вашей команде – именно она.

4. «Партнер».

Безупречность – вот девиз такого типа ассистента. Ее административные качества, благодаря которым вы сможете делегировать ей решение любых оргвопросов, дополняются удивительной проницательностью. Такой ассистент даст вам почувствовать себя «как за каменной стеной», уловит любые ваши пожелания и предвидит любые трудности и способы их решения. Скоро вы почувствуете, что без вашего ассистента вам не обойтись на переговорах, что она будет не только регулировать, но и планировать ваш рабочий график, что вы во всем можете на нее положиться. С таким ассистентом вам придется быть готовым лишь к одному неприятному сюрпризу: в отсутствие мотивации и карьерного роста она просто перейдет туда, где ее больше ценят.

Все эти типы способны построить отношения с руководителем вполне эффективно. Ведь специалисты считают, что хорошего ассистента формирует именно наниматель. Поэтому от того, насколько четко вы себе представляете, какие именно функции и личные качества ассистента для вас важнее всего, зависит успешность вашего выбора. Основные проблемы, при условии, что вы имеете дело с грамотным профессионалом, заключаются в отсутствии контакта и обратной связи. И если на начальном этапе вы не пожалеете времени и усилий на выстраивание взаимодействия со своим ассистентом, внятно озвучите, чего именно ожидаете и какая форма взаимодействия удобна вам обоим – вы непременно получите то, на что рассчитываете.

Статья предоставлена Учебно-консультационным центром Beauty-Consult.ru