Аттестация – праздник профессионализма!

Да, именно праздник профессионализма! Так и только так я воспринимаю аттестацию! И повторяю это утверждение и стараюсь убедить в этом руководителей подразделений каждый раз, когда заходит речь об аттестации персонала. Нельзя, конечно, сбрасывать со счетов, что слово «аттестация» на многих действует как раздражитель, вызывает негативные эмоции и даже страх и может встречать даже сопротивление.

У каждого на то есть свои причины, и переубедить людей бывает очень трудно, но возможно. Начинать нужно с себя. Меняйте своё собственное отношение к аттестации, и постепенно отношение участников этого процесса изменится также. Мой опыт проведения аттестации в подразделениях различной специфики деятельности это доказывает.

Для каждого добросовестного, целеустремлённого и профессионального сотрудника аттестация – это реальная возможность ещё раз проверить себя, проявить себя, показать себя с лучшей стороны, высказать своё мнение, заявить о себе, в конце концов! Для каждого грамотного и заинтересованного руководителя – это бесценная возможность увидеть своих подчинённых (и коллег, кстати, тоже) в ином ракурсе, оценить потенциал каждого сотрудника и получить «живой» материал для дальнейших управленческих решений.

Да, аттестация – это испытание, и как любое испытание, она заставляет немного поволноваться. Но чувство удовлетворения, которое испытывают сотрудники и руководители после успешно прошедшей аттестации, - это мощнейший фактор мотивации и самомотивации, и не использовать его было бы большой ошибкой.

Что значит «успешно пройти аттестацию»?

Здесь всё индивидуально. Каждый участник аттестации видит свою успешную аттестацию по-разному. Для кого-то это, безусловно, только высшая оценка и соответственно повышение категории, должности, заработной платы, статуса. Для другого – получение одобрения руководителя, и осознание того, что ты уже достиг определённого профессионального уровня – это успех. Возможность сохранить своё рабочее место и получить шанс ещё раз проявить себя, согласитесь, это тоже удача. В общем, всё зависит от того, кто и какие профессиональные цели себе ставит, и как относится к своей работе.

Случается также, что аттестация является возможностью для недавно работающих или новых сотрудников организации познакомиться и впервые побеседовать с руководителями различных смежных подразделений. Особенно это касается больших компаний или предприятий с большой численностью сотрудников.

Обычно, большинство сотрудников реально и адекватно оценивают свой профессиональный уровень и достижения, сравнивают себя с другими, поэтому результаты аттестации редко бывают неожиданными как для сотрудника, так и для руководителя.

Для того чтобы организовать и провести аттестацию сотрудников в компании, менеджеру (директору) по персоналу необходимо действовать по заранее разработанному плану. Специфика организации аттестационных мероприятий в каждой компании может быть своей, но основные этапы внедрения процедуры являются общими для всех.

В первую очередь необходимо провести разъяснительную работу о преимуществах аттестации с руководителями подразделений и сотрудниками компании. Например, можно составить и раздать всем информационную листовку под названием «Аттестация сотрудников – аргументы «за». После чего провести в компании ряд бесед о предстоящей процедуре. Для руководителей подразделений можно организовать короткую беседу – дискуссию, в ходе которой обсудить все «за» и «против» относительно аттестации. Важно, чтобы дискуссия была управляемой и завершилась на позитивной ноте.

Беседу с ведущими и рядовыми сотрудниками компании лучше проводить непосредственно на рабочих местах в подразделениях. Беседа должна быть короткой, лаконичной и обязательно включать в себя ответы на вопросы сотрудников об аттестации. Лучше заранее провести опрос – анкетирование и собрать вопросы об аттестации от сотрудников подразделений, чтобы качественно подготовиться к беседе и приготовить убедительные аргументы «за».

На следующем этапе разрабатывается Положение об аттестации сотрудников компании. Предварительный текст Положения обычно составляет менеджер (директор) по персоналу с учётом законодательных нормативных документов, касающихся аттестации, а также на основе методических рекомендаций специалистов по проведению оценки и аттестации персонала. Рабочий (предварительный) вариант Положения необходимо предоставить руководству компании и линейным руководителям для изучения, внесения своих предложений и корректив.

Замечу, что коррективы могут касаться только методической части документа, оперативных организационных вопросов, формулировок, а не требований закона относительно аттестации. Процесс согласования документа также должен быть регламентирован по времени и управляем. Окончательный вариант Положения об аттестации утверждается руководителем компании, вступает в силу со дня его подписания, и действует до следующей утверждённой руководством редакции Положения.

Далее совместно с руководителями структурных подразделений необходимо составить график проведения аттестации, согласовав его так, чтобы аттестации в разных подразделениях не пересекались между собой. В свою очередь в каждом структурном подразделении, проходящем аттестацию, назначается сотрудник, отвечающий за организационные вопросы по аттестации в своём подразделении (организатор). Это может быть сам руководитель или ведущий сотрудник подразделения, администратор или офис-менеджер - всё зависит от структуры и численности подразделения.

Организатор составляет списки аттестующихся, согласует с каждым сотрудником дату и время аттестации, фиксирует вопросы и проблемы, возникающие в процессе заполнения аттестационных форм и характеристик, производит сбор заполненных к аттестации документов, передаёт информацию в службу по управлению персоналом, доводит до сотрудников поступающую относительно аттестации информацию, готовит помещение для заседания аттестационной комиссии.

Перед аттестацией совместно с руководителем каждого подразделения также необходимо определить цели и задачи данной аттестации. Для этого можно разработать простую форму с перечислением возможных аттестационных целей и задач, которую руководитель заполняет в электронном виде и отправляет вам по электронной почте.

Аттестация персонала в любой компании является задачей, прежде всего, специалистов по работе с персоналом. Разработка нормативных документов, оценочных форм, обучение и инструктаж руководителей, анализ заполненных индивидуальных оценочных форм и характеристик, ведение аттестационной беседы и соблюдение процедуры, отчёт о проведённой аттестации, а также все организационные вопросы, связанные с процедурой аттестации, осуществляются сотрудниками этого подразделения.

В общем, аттестация как процедура проходит в три этапа:

1. Подготовительный.
2. Аттестационный.
3. Итоговый.

Наиболее длительным является первый, подготовительный, этап. Этот период является, по сути, аттестационным периодом, то есть периодом с момента последней аттестации, и длится до следующей аттестации. За это время каждый сотрудник имеет возможность проявить себя как профессионал, выполняя поставленные задачи, выступая с инициативами, участвуя в реализации проектов, участвуя в коллективных мероприятиях и так далее.

Непосредственно перед аттестацией сотрудник заполняет анкету для самооценки, знакомится с отзывом – характеристикой непосредственного руководителя о себе, получает оценку уровня развития своих компетенций, совместно с руководителем анализирует показатели результатов своей работы за последние полгода, год. На этом подготовительный этап заканчивается, и случается это накануне дня проведения заседания аттестационной комиссии.

Все сотрудники подразделения проходят аттестационную беседу с членами аттестационной комиссии в назначенный день. В состав аттестационной комиссии обычно включаются:

• сотрудники подразделения по работе с персоналом,
• руководитель и ведущие специалисты аттестующегося подразделения,
• руководители или ведущие специалисты смежных подразделений.

Таким образом, обеспечивается комплексная разносторонняя оценка сотрудника, его профессиональных и личностных качеств, а также максимальная объективность при выставлении итоговой аттестационной оценки.

Каждый сотрудник должен иметь право во время аттестационной беседы оспорить оценки и характеристику, данную на него непосредственным руководителем, должен иметь возможность обосновать свою точку зрения и высказать своё мнение, дать собственную оценку своей работе. Надо отметить, что в моей практике бывали случаи, когда аттестационная комиссия принимала сторону аттестующегося сотрудника, а руководитель признавал, что его оценки были неточными или ошибочными.

После окончания аттестационной беседы каждому сотруднику выставляется итоговая оценка, даются рекомендации относительно профессионального и личностного развития.

Оценка аттестационной комиссии – это мера соответствия сотрудника требованиям компании к данной должности в данный момент времени. От одной аттестации до другой оценки одного и того же сотрудника могут меняться, всё зависит от того, как он относится к своей работе, каких показателей добивается. Каждый, кто не доволен оценкой аттестационной комиссии, должен иметь право оспорить свою оценку и пройти повторную аттестацию в сроки, оговоренные в Положении об аттестации.

После окончания аттестации происходит обработка и анализ полученной информации, подведение итогов, принятие управленческих решений руководителями подразделений, постановка новых целей и задач. 

Эффективной является практика, когда в аттестации участвуют все сотрудники аттестуемого подразделения, даже те, которые работают в подразделении недавно (хотя это и не соответствует требованиям украинского законодательства). Для таких сотрудников процедура аттестации имеет свои особенности, а по сути, в данном случае аттестация является условной.

Новые сотрудники готовятся к аттестации вместе со всем коллективом, готовят свои документы и приходят на заседание аттестационной комиссии. Новичков сразу ставят в известность, что комиссия не будет выставлять им оценку. Главная задача такого сотрудника - принять участие в аттестационной беседе, рассказать о своих первых успехах и достижениях в новой должности, о своих планах и пожеланиях.

В процессе аттестационной беседы «молодой» сотрудник узнаёт много дополнительной информации о компании, знакомится с представителями смежных подразделений, получает рекомендации по дальнейшему профессиональному развитию, а члены комиссии, включая руководителя подразделения, имеют возможность оценить степень адаптации сотрудника к должности и коллективу, оценить потенциал сотрудника. К тому же, новый сотрудник получает опыт участия в аттестации, которая в данном случае проходит для него как обучающее мероприятие. А общие эмоциональные переживания помогают новичку быстрее влиться в коллектив, став частью команды.

Мой вывод, основанный на опыте, таков: грамотно организованная аттестация является ценным и эффективным инструментом обучения и развития персонала, инструментом для повышения эффективности работы различных подразделений компании.

Автор: 

	Елена Ламанова – основатель и ведущий бизнес-тренер Центра салонного бизнеса «Trillium®». Победитель конкурса для бизнес-леди «Предпринимательский талант Украины'2013» в номинации «Семейные традиции в бизнесе»