Чтобы мероприятие было смешным, его нужно делать серьезно

В конце сентября Одесский Кадровый Клуб пригласил меня на встречу HR-менеджеров города. Разговор шел о корпоративных мероприятиях. Встреча по всем меркам удалась. Говорили серьезно о смешном и смешно о серьезном... Вообще к корпоративным мероприятиям есть два подхода.

Подход первый: делать мероприятие.

Как руководитель (с 15-летним стажем) компании, в которой на сегодняшний день трудятся более ста человек, я вряд ли буду «за», если ко мне подойдет мой HR-менеджер и скажет, что нужно потратить деньги на проведение корпоративной вечеринки. Но приму решение «за», если он покажет мне, на чем мы сможем заработать потом, проведя корпоратив сегодня.
Причем, если уж делать такое мероприятие, то делать его на хорошем уровне. Я не имею в виду исключительно приглашение эстрадных «звезд» за большие деньги. Цель проведения корпоративных мероприятий – это повышение лояльности работников, их сплочение с целью улучшения отношения к работе и повышения производительности труда.

При хорошей организации корпоратив может действительно стать командообразующим фактором, даст возможность людям проявить свои творческие способности и почувствовать себя сопричастными к процессу подготовки и проведения мероприятия, проникнуться общим корпоративным духом в течение несколько месяцев, предшествующих корпоративу. Если, конечно, он готовится серьезно и задолго.

И главнейшая задача в этом вопросе – придумать то, как сделать такое мероприятие по-настоящему интересным для людей. То есть не просто организовать шоу для зрителей, а вовлечь работников в процесс: причем на добровольной основе, без принуждения. Хотя, в любом коллективе всегда найдутся как те, кто предпочитает быть в роли зрителя и не обременять себя дополнительными заботами, так и те, кто «ловит кайф», выступая на корпоративном капустнике.

Почему я делаю акцент на необходимости качественного проведения подобных мероприятий? Да потому, что если мероприятие не продумано, то мало того, что люди будут на нем скучать (если им не предложили ничего, кроме как поесть-попить в ближайшем ресторанчике), так оно еще и может спровоцировать нежелательные последствия. Причем факт обсуждения скучности мероприятия до, во время и после его проведения?– это самое малое, чего стоит опасаться.

Приведу пример из жизни. Некая крупная компания-производитель решила провести новогодний корпоратив для своих дилеров. Собрали их со всей Украины за несколько дней до нового года, сняли ресторанчик среднего пошиба, заказали еду, выпивку. Вроде все в порядке. Как у многих. Стандарт.

Но! Людей оторвали от работы в разгар самого сезона, когда у них каждый день буквально «разрывались» телефоны от звонков заказчиков, оплативших, но не получивших в оговоренные сроки заказанные товары (причем товары не были получены по вине того самого производителя, который и устраивал корпоратив).

Последствия непродуманности мероприятия были плачевными:

• дилеры, предоставленные на этой вечеринке сами себе, между очередными тостами перезнакомились друг с другом и успели выяснить, что данный производитель нарушает сроки поставок продукции во все регионы;
• поняв реальный масштаб «бедствия», тут же многие из них приняли решение отказаться от сотрудничества с данным производителем. Тем более что во время закулисных жарких обсуждений на балконе ресторана за очередной сигаретой, коллеги из других регионов подсказали адреса и телефоны других производителей, более аккуратно придерживающихся сроков поставок.

Подход второй: не делать мероприятие.

Если уж у тебя не хватает сил/времени/желания сделать нечто, а не очередное обязательное мероприятие, на котором работники будут сетовать на посягательство со стороны работодателя на их нерабочее время, то лучше уж просто взять выделенную на корпоратив сумму, разложить ее по конвертам и раздать работникам в виде премий. И время сэкономишь, и людей в предновогодние дни не будешь отрывать от многочисленных семейных хлопот, да и лояльность сотрудников повысится. Пусть и ненадолго.

Если говорить о том, в чем разница между проведением мероприятия исключительно своими силами или же при помощи event-агентства, то объяснение кроется даже в самом названии. Event-агентство не просто привозит Верку Сердючку и занимается «накрытием поляны». Event – это событие. Задача event-агентства?– прежде всего придумать оригинальную идею, воплотив ее исходя из того, какая компания заказывает событие, а также узнать с помощью руководителя отличительные черты подчиненных, разузнать подробнее об их талантах, вовлечь всю компанию в процесс подготовки события. Причем эта вовлеченность будет, как магнитом, тянуть людей на работу, привнесет азарт в их рабочие будни, реально сплотит работников и оставит память о нестандартном событии на долгое время.

И не нужно бояться, что персонал будет обсуждать детали подготовки к мероприятию, позабыв об основных своих рабочих обязанностях. Если у вас в компании система оплаты труда учитывает мотивацию сотрудника каждой ступеньки служебной иерархии, люди будут успевать и работать, и проявлять свои творческие способности.

Хорошо, если компания сотрудничает с одним и тем же агентством из года в год. Это дает возможность не только проще объясняться друг с другом и быстрее решать поставленные задачи, а и учитывать возможные недочеты, анализировать, что было хорошо, а что можно было сделать еще лучше. Событие ведь готовится для разных людей, и никто точно не знает, насколько оно удастся, пока праздник не закончится. Очень многое зависит и от аудитории. Кто-то любит шансон, а кто-то джаз. Не может быть стандартной программы на все случаи жизни и для всех типов аудитории.

Распространенное заблуждение – думать, что, работая с агентством, вы переплачиваете в разы, а то и в десятки раз. Стоимость организации и проведения меро-приятия может оказаться существенно ниже, чем в том случае, если компания сама его организовывает.
Вы спросите, почему? Ответ очевиден. Потому что агентство специализируется на проведении мероприятий, у него налаженные связи со всеми, кто занимается отдельными его составными частями, то есть своя логистика. И некоторое свое оборудование. Никто не отрицает, что компания сможет провести мероприятие самостоятельно: заказать ресторан, найти и привезти свет и музыку, пригласить ведущих, закупить и привезти еду и напитки и даже пригласить эстрадных исполнителей. Может.

Но на каждую составляющую праздника сотрудникам компании придется потратить больше, чем при помощи специализированного агентства:

• времени на подготовку. Так как сотрудники не каждый день (и даже месяц) готовят мероприятия, то не имеют наработанных навыков;
• денег. Так как для внешних исполнителей данное предприятие выступит розничным, разовым клиентом, а агентство на те или иные услуги и оборудование имеет уже свои, оптовые цены;
• нервов. Думаю, не открою страшную тайну, сказав, что если вы выбрали ведущего и выдали ему аванс, то это еще не значит, что он обязательно явится вовремя. Он может не только опоздать, а и вообще не прийти – такое иногда тоже случается. Особенно в напряженные предпраздничные дни, когда много заказов. Или же пришлет кого-то вместо себя. А о каком качестве выступления может идти речь, если у ведущего или артиста три-четыре работы в разных местах города в один и тот же день? А агентство уже не раз проверило надежность своих партнеров в работе.

На чем еще можно сэкономить деньги при организации мероприятия?

Судя по моему опыту, ответ очевиден пока еще не для всех. Сэкономить можно на сроках заказа. Многие уже понимают, что заказывать ресторан для новогоднего корпоратива нужно за два-три, если не за все шесть месяцев. А вот к организации праздника приступают в первую неделю декабря. Не верите? Моя личная статистика показывает, что в сентябре поступает два-три звонка в месяц. С 20-27 ноября счет идет на десятки, причем уже в неделю. А с 10 по 20 декабря – десятки в день. Чтобы вы ни заказали, при такой ограниченности в сроках с вас запросят в полтора-два, а то и в три раза больше.

Да и о какой уникальности события может идти речь в таком случае? Все, чего вы добьетесь при таком раскладе – это не продуманного корпоратива, а банальной пьянки и выброшенных на нее денег. Есть такое золотое свадебное правило: если гости «не дожили» до торта, то свадьба удалась! Вряд ли вы захотите, чтобы ваша вечеринка походила на такую свадьбу. Вспомните, что на самом деле стоит за необходимостью проведения коллективного события.
Хороший праздник, настоящее событие, получается только тогда, когда процесс его подготовки и проведения приносит удовольствие и тем, кто его заказывает, и тем, кто его проводит. А получать удовольствие в режиме аврала практически нереально.

Кстати, это не догма, что новогодний корпоратив должен проводиться в период с 15 декабря по 15 января. Я бы, например, предложил тем, у кого пред- и постновогодние дни являются пиком годовых сезонов продаж, проводить корпоративы в конце января – после завершения всей череды новогодних и рождественских праздников. Таким образом, и люди уже успеют отдохнуть (и от всех праздников, и от напряженной работы в этот период), и вечеринку можно приурочить к началу нового сезона, то есть привнести дополнительный смысл в ее проведение.

А закончить разговор я хочу старой, но мудрой поговоркой: когда есть действо – не до водки! Выбор – за вами.

Автор: Дмитрий Шпинарев, учредитель ивент­агентства «Джинсовый Галстук», совладелец Южной Мебельной Компани