Автоматизация бизнес-процессов

Если компания маленькая, то за организацию труда персонала, учет товара, закупками и так далее может отвечать один-два человека. Организация такого бизнеса довольно проста. А вот если предприятие большое, то есть большая вероятность, что некоторые рабочие процедуры будут контролироваться несколькими людьми, а некоторые останутся без внимания, что негативно сказывается на конкурентоспособности бизнеса.

Чтобы в компании не было неразберихи и было понятно кто и что делает, кто и за какой результат отвечает нужно описать бизнес-процессы. Каждая выполняемая персоналом работа должна «попасть» в один из бизнес-процессов. Иногда можно услышать, что работа в компании настолько сложная и разнообразная, что ее невозможно описать. Это неправда. Чем больше компания, тем более узкоспециализированной является работа персонала, и тем более любой рабочий процесс стандартизируется. Если этого не происходит, то большая компания просто не сможет существовать.

При описании бизнес-процессов часто выясняется:

1. Функции многих сотрудников пересекаются, что негативно сказывается на работе («У семи нянек дитя без глаза») и на отношениях в коллективе.
2. Некоторое количество действий не требуется для существующих бизнес-процессов, но выполняется работниками в силу привычки.
3. За некоторую часть необходимой работы никто не отвечает, и ее делают только в авральных случаях неподготовленные для этого сотрудники.
4. И многое другое

И вот бизнес-процессы описаны, написаны должностные инструкции. Но бизнес не стал развиваться быстрее и бизнес-процессы протекают так же тяжело, как и раньше. Не совсем как раньше, так как процессы оптимизировали, но и не так, как ожидалось. Что же происходит?

Оказывается, что большая часть рабочего времени у персонала занимает не сама работа, а получение у других специалистов компании необходимой информации для того, чтобы начать выполнять эту работу. Вопросы возникают ежесекундно: есть ли нужный товар на складе, заказали этот товар и оплатили ли поставщику, в первый раз обратился в компанию клиент или ему уже положена скидка; подписан ли договор с клиентом; оформлен ли заказ… И множество других вопросов, ответы на которые знают другие специалисты. Вот и трезвонят целый день телефоны, отнимая у работников дефицитное время.

Другой фактор, влияющий на скорость процессов – это человеческий фактор. Каждый специалист ведет свои записи. И обязательно когда-нибудь ошибается. Поэтому при взаимодействии с другим специалистом можно получить не совсем верные данные. А так как каждый специалист заносит эти данные самостоятельно, то вероятность несовпадения с действительностью и данными другого специалиста возрастает.

Чтобы этого не происходило, в компании необходима автоматизация бизнеса. Следовательно необходима некая информационная система, которая (насколько это возможно) исключает человеческий фактор и дает возможность специалисту быстро получить необходимые для его работы сведения, и которая при этом защищает коммерческую тайну.

Информационных систем множество. Главное в той, что вы выберите для своего бизнеса – это соответствие стандарту BPMN. Вы спросите: для чего пользоваться новейшей нотацией, а не теми, которые проверены временем и существуют уже давно?

Вопрос правильный. Краткий ответ – потому что только BPMN обладает широким спектром применений и дает возможность посмотреть на бизнес-процессы как в полном объеме со всеми деталями, так и упрощенно, задействуя только жизненноважные для компании процессы и оставляя без внимания все остальные. В первом случае можно определить, где происходит пробуксовка бизнеса и какие процессы стоит оптимизировать. Во втором случае можно сразу определить «тонкие» места бизнеса.

Автор: Владимир Немиров