Нужны ли вашему предприятию должностные инструкции?

Перед началом очередного семинара по написанию должностных инструкций, проводимого Агентством «Развитие», наш портал провел опрос потенциальных участников семинара на предмет заинтересованности руководителей в том или ином вопросе, касающемся темы должностных инструкций. Сегодня мы публикуем ответы бизнес-тренера и руководителя Агентства «Развитие» Натальи Сашкиной на наиболее часто встречающиеся вопросы. Ответы на остальные вы сможете получить на семинаре «Написание должностных инструкций» либо на индивидуальной консультации.

Вопрос. Можно ли использовать в своей работе типовую должностную инструкцию?

Если имеется в виду типовая инструкция, составленная руководителем данного предприятия или заказанная руководителем консультанту конкретно для этого предприятия, то – да. Если на предприятии работает несколько сотрудников с одинаковыми функциями, то, конечно же, у них будет типовая должностная инструкция. Если же имеются в виду типовые инструкции «образца 1985 года», скачанные из Интернета (я и такое видела в своей работе), то – нет. Такие инструкции никак не могут быть полезными для предприятия, работающего в 2009 году.

Вопрос. Для чего нужны должност-ные инструкции? Чем они полезны для предприятия?

Должностные инструкции регламентируют обязанности, которые выполняют работники, и описывают формат работы. Нельзя сказать, что должностные инструкции выполняют какую-то одну конкретную функцию. Самая первая, очевидная задача – описание функциональных обязанностей и зоны ответственности данного специалиста, а также его взаимосвязи с другими отделами, его начальником и подчиненными.
Комплексная должностная инструкция – это пакет документов, необходимый сотруднику, в который, наряду с описанием функциональных обязанностей, необходимо включать и другие, важные для качественной работы, данные и документы. Их список зависит от каждого конкретного предприятия и должности (например, корпоративные правила, всевозможные шаблоны, описание схем скидок и т.д.)

Современная должностная ин-струкция может во многом помочь и специалисту, и его руководителю. Это незаменимый материал особенно тогда, когда на место старого работника приходит новый человек, так как правильно составленный пакет помогает быстро и качественно ввести нового человека в курс дела и провести стажировку.

Вопрос. Если должностная инструкция описывает все, что работник обязан делать, то как быть с нестандартными ситуациями или во время расширения производства?

Типовые нестандартные ситуации, а также действия каждого работника в этих ситуациях должны быть описаны в должностных инструкциях: к кому обращаться и какие действия он должен предпринять. Конечно же, все ситуации предусмотреть заранее невозможно. Поэтому, если ситуация случилась в первый раз, то сотрудник находит благоприятный выход вместе со своим непосредственным начальником; а когда ситуация уже решена, то руководителю (или человеку, которому руководитель даст такое задание), обязательно нужно переписать должностные инструкции, чтобы не допустить в дальнейшем подобного. Любой форс-мажор, в конечном итоге, учит нас дополнять свои должностные инструкции.

Если же речь идет об изменении круга обязанностей, то о возможном изменении должностной инструкции должны быть проинформированы все работники. Мы, конечно, при этом руководствуемся здравым смыслом. Например, продавца не заставишь руководить магазином, но ему можно вменить в обязанности убирать свое рабочее место, проводить переучет, проходить обучение, подменять других сотрудников в определенных случаях и т.д.

Как эксперт по управлению, я считаю, что изменение инструкций?– это право руководителя. Он должен решать, что в связи с ре-структуризацией на предприятии не нужна такая должность, а нужна другая, и возможно, предложить эту работу старому работнику. И пусть работник решает, готов ли он выполнять ту работу, которая теперь нужна предприятию. Еще я считаю, что если это принципиальные изменения, то они должны соответствующим образом оплачиваться.

Хотя, конечно, существует самый банальный в мире конфликт: все хотят больше денег, а руководители не всегда готовы платить столько, сколько люди хотят. И даже когда оплата повышена – не всегда лучше работают, к сожалению, но это уже тема семинара «Управление людьми».

Вопрос. Можно ли поручить самому работнику сделать для себя должностные инструкции?

Должностные инструкции могут составляться руководителем, менеджером по кадрам, внутренним психологом, который работает на предприятии, генеральным директором, специально приглашенной консалтинговой компанией, а также самим сотрудником. Да, должностные инструкции могут составляться сотрудником самому себе, но есть некоторые «но». Не всем сотрудникам можно поручать написание должностных инструкций. Чтобы узнать, каким можно, а каким нет, нужно посетить семинар «Управление людьми» и изучить классификации персонала. Чем выше ранг сотрудника, степень его рабочей зрелости и его ответственность, тем больше вероятность, что ему можно поручить составить для самого себя должностную инструкцию. И, конечно же, это не касается водителя, курьера, уборщика или секретаря.

Вопрос. Каким образом внедрять должностные инструкции на предприятии, если их не было до сих пор? Как сделать, чтобы это не стало в глазах подчиненных очередным «капризом» руководства?

Если коротко об этом сказать (формат журнала не позволяет мне расширенно ответить на этот вопрос), то внедрять должностные инструкции нужно медленно и постепенно в режиме совещаний с ключевыми сотрудниками компании, а также постоянных объяснений людям, что под этим имеется в виду. Персонал стоит предупредить, что в дальнейшем инструкции будут уточняться и расширяться, так как мы только начинаем описывать все рабочие процессы. Ну, и чем больше будет по этому поводу совещаний и объяснений, тем безболезненнее они будут внедрены.

Вопрос. Когда возникает потребность в должностных инструкциях?

Потребность в должностных инструкциях есть всегда, с самого начала возникновения предприятия. Но часто эту потребность не ощущают. Сейчас, в условиях кризиса, когда персонал сокращают, когда необходимо экономить, не понижая при этом качества обслуживания, максимально актуальной становится четкость договоренностей с сотрудниками, то есть должностных инструкций. Обычно, пока дела идут замечательно, кажется, особенно на маленьком предприятии, что должностные инструкции не нужны. Все оговаривается на словах. Но со временем слова забываются, либо интерпретируются по-другому. И как только что-то случается, то сразу появляется видимая потребность в прописанных должностных инструкциях. А если мы говорим о 2009 годе, то в рамках того, что мы хотим повысить эффективность, и у нас есть сложная ситуация снаружи, нам просто необходимо детально описать все обязанности и процессы, чтобы наши сотрудники работали максимально эффективно.

Вопрос. Как часто пересматривать и изменять должностные инструкции?

Это диктуется производственной необходимостью. Если происходит какая-то реорганизация производства, то стоит сделать это для всех должностей сразу. Если это небольшое изменение, продиктованное какими-то небольшими колебаниями на рынке, влияющими на отдел продаж, то мы будем менять инструкции только для отдела продаж. Если это связано с расширением бухгалтерии, то, конечно же, мы будем менять инструкции, связанные с бухгалтерией.

Идеальная схема для нового предприятия – когда руководитель вместе с топ-менеджерами создают организационную структуру и продумывают все: процессы, кто будет за что отвечать, кто какими делами будет заниматься. Далее расписывают все оговоренные детали, и только после этого, в соответствии созданными должностями и обязанностями, подбирают персонал.

Если же предприятие уже существует, и руководство пришло к выводу, что нужно создать систему должностных инструкций и корпоративных правил, то важно этот процесс начать с описания того, что уже существует на предприятии; возможно, видоизменить, думая об улучшении. Как консультант, я довольно часто сталкиваюсь с тем, что в процессе описания выявляется абсурдность того, что уже существует. Например, какие-то функции дублируются или, наоборот, какие-то функции никем не выполняются или же не оплачиваются, и поэтому их никто не хочет выполнять. Если мы это видим, то, конечно же, мы сразу настраиваемся на то, чтобы улучшить ситуацию, исходя из целей предприятия и консультаций с его руководством.

Автор: 

	Наталья Сашкина – тренер-консультант. Эксперт в области управления и менеджмента. Руководитель проектов по разработке и внедрению программ развития персонала в различных украинских и зарубежных предприятиях. Бизнес-тренер и тренер программ личностного роста.