Эффективное управление временем

Сейчас много говорится о тайм-менеджменте. Основная его идея – это выполнение определенной работы с меньшими временными затратами при более качественных результатах.

В итоге этого действа, как считается, повышается мотивация труда, растет квалификация персонала, уменьшается загруженность работой и ошибочность при исполнении этой работы. И как следствие – цели достигаются самым коротким путем. И все же основной целью применения тайм-менеджмента является использование собственных возможностей по максимуму и сознательное управление собственным временем.

Время – это стратегический ресурс человека. Но этот ресурс одинаков для всех, и его нельзя положить в банк под проценты, занять у соседа или отложить «на завтра». Поэтому эффективность его использования – очень важная задача для любого человека.

Планирование времени построено на определенных принципах.

По формулировке Парето, 80 процентов результатов достигается за 20 процентов затраченного на работу времени, а остальные 80 процентов рабочего времени тратятся на 20 процентов работы. Если рассматривать этот принцип с точки зрения повседневной работы, то сначала следует решать жизненно важные и сложные производственные проблемы, а потом уж браться за легкие или не требующие больших затрат времени дела.

Техники распределения задач по сложности

По принципу Парето рабочие задачи следует делить по важности на АБВ – то есть три группы:

• Группа А – важнейшие задачи. Это примерно 15 процентов ежедневных дел. Но значимость этих задач (если смотреть на них со стороны достижения цели) составляет примерно 65 процентов.
• Группа Б – важные задачи. На них приходится около 20 процентов от общего числа дел. Значимость – приближается также к 20 процентам.
• Группа В – не очень важные задачи. Их объем составляет 65 процентов общего числа дел. Значимость для достижения цели – около 15%.

Как пользоваться принципом Парето, применяя его к распределению собственного времени?

1. Определитесь с временным периодом планирования (день, неделя, месяц и т.д.).
2. Составьте список всех предстоящих в этот период времени дел.
3. Выстройте задачи по степени их важности и срочности (сначала – важные, срочные, потом – важные, несрочные, и напоследок – неважные и несрочные).
4. Пронумеруйте свои задачи.
5. Распределите их по категориям А, Б, В:
   • первые 15 процентов всех задач относятся к категории А – выделите на них 65 процентов временного периода
   • последующие 20 процентов относятся к задачам категории Б – выделите на них 20 процентов времени
   • остальные 65 процентов – задачи группы В – оставьте для их выполнения оставшееся время.
6. Ориентируйте себя на обязательное и планированное выполнение задач из списка А (эти задачи вы должны выполнять сами)
7. Подумайте, кому вы можете перепоручить задачи из списков Б и В. Для чего это нужно? Скорей всего у вас не хватит времени на выполнение всех запланированных задач. Часть задач из списка С окажется невыполненной, если вы все будете делать самостоятельно.

Из опыта планирования, часть задач из списка С вообще оказываются неактуальными через день-неделю. Да и выполнение оставшихся можно перепоручить. Для этого существует техника саморазгрузки. Задавайте по поводу дел из списков Б и В себе вопросы и принимайте к этим делам «меры»:

1. Зачем вообще выполнять эту задачу? Мера – убрать ее из своего плана.
2. Почему именно я должен выполнять эту задачу? Мера – перепоручить.
3. Почему именно сейчас я должен выполнять эту задачу? Мера – установить оптимальный срок выполения
4. Почему я должен выполнять эту задачу именно так? Мера – придумать более рациональный способ исполнения

Как организовать свое время?

1. Начинайте день с хорошего настроения.
2. По возможности избегайте незапланированных, импульсивных действий
3. Соблюдайте размеренный ритм в своей деятельности
4. Паузы в работе – тоже важная часть вашего рабочего времени
5. Выполняйте задачи из списка А и Б (по возможности) в первой половине дня
6. Все небольшие дела старайтесь закончить в течение одного рабочего дня
7. Выделите хотя бы полчаса для анализа прошедшего дня (с точки зрения цели)

Для этого существует замечательный метод Л. Зейверта, называемый «Метод пяти пальцев». Он помогает контролировать все параметры качества достижения цели. Для этого за каждым из пяти пальцев руки закрепляется один из параметров. И в итоге, достаточно лишь посмотреть на свою ладонь правой руки, чтобы проанализировать прошедший день с точки зрения достижения цели:

• Мизинец (М). Мысли, информация, знания. Отвечаем на вопросы – Что сегодня нового я узнал. Какую полезную информацию получил, и какие знания приобрел? В усилился мой профессионализм? Какие сегодня меня озарили новые идеи?
• Безымянный (Б). Близость к цели. Что я сегодня сделал ради своей цели?
• Средний палец (С). Состояние духа. Какие мои сегодняшние дела были связаны с высокой мотивацией и положительными эмоциями? Каким сегодня чаще всего было мое расположение духа, настроение?
• Указательный (У). Услуга, сотрудничество, помощь. Какие услуги я оказал сегодня другим людям, чем помог? С какими людьми познакомился? С кем я улучшил свои
• Большой палец (Б). Бодрость, физическое состояние. Какие шаги я предпринял для сохранения и улучшения моего здоровья?

Этот метод анализа дня является очень удобным из-за своей компактности. И при всей своей простоте может быть вполне реальным аналитическим инструментом.

8. Выделите еще пятнадцать минут для планирования завтрашнего дня
9. Закончите день в хорошем настроении, похвалив себя за сделанное.

Автор: Михайлова О.Б.