Основные принципы разработки и внедрения ключевых показателей эффективности (KPI) на предприятиях и организациях

Проблема работы множества российских и зарубежных фирм состоит в том, что сотрудники компании не знают общей цели работы предприятия, поэтому сосредотачивают свои усилия на второстепенных задачах. Подчиненные дезориентированы в пространстве, они тратят свои силы на решение далеко не главных задач организации, следовательно, идут в разрез намеченным планам и задачам руководства.

Дирекция организации, порою, просто не имеет достаточного количества времени для того, чтобы собрать общее совещание и подробно рассказать подчиненным о целях их действий. Однако такую работу необходимо проводить в первые дни формирования предприятия и повторять с периодичностью раз в два-три года, так как коллектив организации постоянно меняется. Одни люди уходят на пенсию, появляются новые специалисты, которым желательно рассказать об основных целях учреждения самостоятельно, нежели они услышат об этом от третьих лиц с их трактовкой общей задачи учреждения, которая не всегда соответствует действительности.

Еще одна причина систематического повторения целей для всех сотрудников – это постоянная корректировка работы персонала в связи с изменяющимися планами.

Очень часто в организациях возникает следующая ситуация. На совете директоров руководство решило изменить стратегию работы фирмы, разработали новые планы и проекты, подписали соответствующие распоряжения. Однако за общей суматохой, никто не догадался предупредить о намеченном плане всех сотрудников.

Проходит время, руководство занято разработкой новой концепции, однако оно получает отчеты, которые не соответствуют намеченным планам. Дело в том, что подчиненные, не зная о том, что вышли распоряжения, проведены десятки совещаний, устанавливающих новую систему работы фирмы, продолжают трудиться в старом режиме, ориентируясь на ранее поставленные задачи.

Отсутствие прямой взаимосвязи между руководящим составом и подчиненными, неимение возможности разъяснить принцип работы фирмы – это основная проблема отсутствия эффективности работы персонала на предприятиях. Люди просто выполняют поставленную перед ними задачу, они не знают, к чему должны привести их действия, насколько они важны для работы всей организации и как помогут в достижении общей цели.

Многие руководители ошибочно считают, что для эффективного управления организацией, им нужен максимальный объем данных. Только проведя детальный анализ всех структур, они могут составить полную картину работы учреждения. Однако это далеко не так. Необходим не максимальный, а оптимальный объем данных. Зачем анализировать цифры, которые никак не влияют на достижение общей цели учреждения?

Затрачивая огромное количество сил и энергии на обработку полученной информации, вы теряете драгоценное время. Таким образом, к моменту получения необходимых данных, вы будете оперировать фактами недельной давности. Затягивая принятие решения, вы уменьшаете эффект от его выполнения. Владеть информацией, которая существует на предприятии здесь и сейчас, можно только, если вы из огромного количества сведений выделите наиболее важные для достижения общей цели учреждения. 

Система ключевых показателей (KPI) и система сбалансированных показателей – это основные инструменты в руках грамотного руководителя, желающего поднять эффективность работы учреждения за короткий промежуток времени, и удержать свой бизнес на лидирующих позициях в условиях жесточайшей конкуренции.

Под системой KPI понимается совокупность финансовых и нефинансовых показателей, которые влияют на изменение качественных и количественных результатов, ведущих к достижению общей цели. В данном случае основной упор следует делать именно на целях, а не на самих показателях. Даже если какая-то отрасль вам кажется важной в функционировании организации, но она не влияет на общую цель, то следует уделить свое внимание другим сферам производства. Именно они требуют детального анализа, доработки и улучшения общей структуры работы. Старайтесь мыслить объективно, в интересах всей компании

Система сбалансированных показателей собирает в своей структуре результаты KPI для каждого отдела организации и предусматривает рассмотрение методики их оценки. Результаты, полученные при помощи данных систем, пользуются приоритетом у руководящего состава при принятии важных и оперативных решений, так как они направлены на достижение общих целей.

Стоит отметить, что оценка эффективности – это лишь инструмент для достижения общей цели компании.

Она дает возможность быстрого и эффективного рассмотрения проблем, принятия оперативных решений, направленных на общую цель. Однако данная система не гарантирует вам беспрепятственного восхождения в бизнес структуре, не привлекает клиентов и не улучшает работу персонала. Она не действует самостоятельно, она просто является инструментом в руках руководителя. И от того, какое предназначение будет у этого инструмента, насколько грамотно и умело им будет пользоваться дирекция организации, зависит результативность работы и быстрота достижения поставленной цели.

Систему KPI образно можно сравнить с двумя насыпями кирпичей. В каждой горе находится одинаковое количество строительного материала. Однако в первом месте он хаотично лежит, не представляя никакой пользы, а во втором – кирпичи служат средством для легкого восхождения по склону, т.к. они сложены в прочную лестницу, позволяющую легко и беспрепятственно подняться наверх. В первом случае строительный материал не просто напоминает мусор, он будет мешать восхождению на склон, во втором варианте – он помогает достижению цели. То же самое обстоит и на предприятиях.

Сегодня в большинстве компаний сотрудники работают, выполняя каждый свою цель, они не знают о цели работы других отделов и специалистов. Замкнувшись в своей «раковине», подчиненные день за днем выполняют поставленные задачи, не зная, какую пользу их действия должны принести учреждению. Во втором случае, каждый сотрудник организации отлично знает, к какой цели стремится компания, он понимает, насколько важна его миссия при достижении общего результата, он знает, что, поставленную перед ним задачу никто кроме самого специалиста решить не сможет. Поэтому при необходимости принятия экстренного решения, данный специалист, не задумываясь, пойдет на встречу общих целей предприятия, а не в разрез им (чего нельзя исключать в первом случае).

Задача системы сбалансированных показателей и KPI - составить минимальный набор показателей, который необходим для достижения общей цели. Информации должно быть ровно столько, сколько необходимо для общего анализа. Гораздо важнее не объем, а ее качество. Поэтому обратите особое внимание на то, чтобы данные, поступающие к вам данные, были максимально точными и предоставлялись в конкретное установленное заранее время. Для того чтобы получить объективную информацию, необходимо объяснить подчиненным заранее, что отрицательный результат – это тоже результат, который требует немедленного реагирования для успешной работы предприятия.

Гораздо хуже получения отрицательного результата, подтасовка фактов, скрытие достоверной информации из-за боязни наказания подчиненных лишением премии, либо увольнением с занимаемой должности. Именно страх заставляет людей врать. Поэтому не действуйте карательными методами на людей, которые допустили появления ухудшения в производстве. Решайте проблему более лояльно с применением мотивационных принципов управления. Если люди допустили оплошность, которая привела к срыву производства, следовательно, у них недостаточный уровень мотивации к работе. А это уже недостаток работы руководителя, но никак не подчиненного.

При разработке системы KPI для своего предприятия недостаточно учитывать только финансово-экономические показатели организации. Необходимо рассматривать вопрос намного шире. Не ориентируйтесь только на одну область вашей деятельности, так как это может дать субъективные результаты и не отразить общую картину работы учреждения. Тогда как вы рассматриваете только прибыль компании, вы можете упустить процесс закупки материала, изготовление его на предприятии, выпуск конечной продукции. А это, порою, намного важнее при достижении общей цели.

При формировании критерий KPI необходимо учитывать 4 основные составляющие: финансовая деятельность, обучение и развитие, внутренняя производственная деятельность, отношение к потребителю. Это общая концепция, однако, и она может корректироваться в зависимости от ваших конкретных целей и направленности работы предприятия на предоставление определенных товаров и услуг для потребителя.

Статья предоставлена Компанией ООО «КиПиАй Софт»